Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Номенклатура дел для отдела социално правовой помощи

Номенклатура дел для отдела социално правовой помощи

Проект номенклатуры дел юридического отдела (службы) организации (М.М. Сичкарева, журнал «Право и экономика», N 10 октябрь 2015 г.)

Проект номенклатуры дел юридического отдела (службы) организации М.М. Сичкарева, главный специалист в Аппарате правительства Пермского края Журнал «Право и экономика», N 10, октябрь 2015 г.

Для крупной организации с полноценным юридическим отделом не сложно составить номенклатуру дел. Однако нередко встречается, что в организации нет юридического отдела, а обязанности юриста выполняет одно лицо, часто совмещая и с другими обязанностями, например, с ведением кадрового учета или секретарскими делами. Тем не менее, номенклатуру дел для юридических документов стоит все же сделать отдельную с целью их систематизации.

Целью создания номенклатуры дел является, в первую очередь, систематизация дел, заводимых в организации для всех видов документов. Номенклатура дел закрепляет индексацию документов, что необходимо для их регистрации и присвоения уникальных/индивидуальных номеров, что обеспечивает их систематизацию в делах.

В процессе определения сроков хранения дел осуществляется первоначальная экспертиза ценности документов, именно номенклатура дел служит основой для научно-технической обработки дел и составления описей и последующего их архивного хранения.

Чем предстоит руководствоваться при составлении номенклатуры дел: Основным нормативным документом при составлении номенклатуры дел является Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526

«Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»

(регистрационный N 38830).2. 1.

«Делопроизводство и архивное дело — Термины и определения»

.

В ГОСТе дано определение номенклатуры дел.

2. Инструкция по делопроизводству организации (локальный акт), если таковой имеется. 3. Положение о структурном подразделении.

4. Устав или Положение об организации. 5. Для проставления срока хранения документов в номенклатуре необходимо пользоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения: Организационные основы управления и .

Правовое обеспечение деятельности. Предлагаем пример универсальной номенклатуры, которую можно использовать как «скелет» для составления индивидуальной номенклатуры дел юридического отдела.

Условно, можно выделить четыре крупные части документов для номенклатуры дел юридического отдела: 1.

Организационные документы: положение об отделе; должностные регламенты сотрудников отдела; номенклатура дел отдела; опись дел отдела; акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; годовой отчет о работе отдела; поручения начальника отдела.

2. Профильные документы, сопровождающие основную деятельность отдела: договоры, претензии, протоколы, судебные документы, доверенности, переписка отдела.

При необходимости в номенклатуру дел включаются те виды договоров, которые создаются и сопровождаются юридическим отделом, например: — аренды, — банковского счета, — возмездного оказания услуг, — доверительного управления имущества, — коммунального обслуживания организаций, — контрактации, — кредитные, — купли-продажи земельных участков, зданий, помещений, , . 3. Учредительные документы организации: устав, регистрационные документы, документы о лицензировании. 4. Если организация — акционерное общество, в номенклатуру дел включаются те документы, которые юридический отдел уполномочен вести относительно акционеров, ценных бумаг и операций с ними.

Проект номенклатуры дел юридического отдела (службы) организации Наименование организации Наименование отдела Номенклатура дел N ———- ———— ———————— (место составления) На год ————- Индекс дела Заголовок дела Кол-во дел Срок хранения по Примечание 05-01 Положение о юридическом отделе Должностные регламенты сотрудников отдела.

Копии. 3 года ст. 55 б ст. 80 б После замены новыми Подлинники хранятся: Положение в ________; Должностные регламенты в ____ 05-02 Номенклатура дел отдела До замены новой ст. 200 б Подлинник хранится в Управлении документационного обеспечения 05-03 Опись дел отдела: Постоянного срока хранения; Временного срока хранения 3 года (1) 3 года (4) (1) после утверждения сводного годового раздела описи на ЭК (4) после уничтожения дел 05-04 Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению 3 года Ст.

202 (1) (1) после составления сводного акта об уничтожении дел организации 05-05 Годовой отчет о работе отдела 5 лет (1) Ст.

475 (1) при отсутствии годовых, квартальных отчетов о работе организации — постоянно. 05-06 Поручения начальника отдела 5 лет ЭПК ст.

7 05-07 Документы (заявления, копии учредительных документов, выписки из реестра, справки, решения, уведомления и др.) о государственной регистрации юридического лица, о прекращении деятельности юридического лица 15 лет ЭПК (1) (1) после прекращения деятельности. Решения — постоянно если в полномочия отдела входит обязанность по созданию и ведению этих документов 05-08 Свидетельства о государственной регистрации, о регистрации ликвидации юридического лица, уведомления на открытие филиалов, представительств Постоянно Ст.

39 если в полномочия отдела входит обязанность по созданию и ведению этих документов 05-09 Документы (доклады, акты, заключения, положения о правопреемственности) о реорганизации, переименовании организации, передаче из одной системы в другую Постоянно Ст. 47 если в полномочия отдела входит обязанность по созданию и ведению этих документов 05-10 Устав организации Постоянно Ст. 50 если в полномочия отдела входит обязанность по созданию и ведению этих документов 05-11 Договор о создании (учреждении) организации, изменения и дополнения к нему Постоянно Ст.

51 05-12 Доверенности, выданные руководителем организации, на представление интересов организации Постоянно Ст.

61 05-13 Лицензии, их дубликаты, заверенные копии Постоянно Ст. 97 05-14 Документы (заключения, справки, переписка) по проведению правовой экспертизы документов 5 лет ЭПК Ст.

192 если в полномочия отдела входит обязанность по созданию и ведению этих документов 05-15 Копии документов (исковых заявлений, доверенностей, актов, справок, докладных записок, ходатайств, протоколов, определений, постановлений), предоставляемых в судебные инстанции 5 лет (1) Ст. 189 (1) После вынесения решения возможно формирование дела по конкретному судебному спору 05-16 Переписка по оперативным правовым вопросам 3 года Ст. 194 если в организации принято вести внешнюю переписку только на общем бланке организации и за подписью руководителя, то дело в номенклатуру можно не включать 05-17 Переписка с клиентами организации по вопросам претензий 3 года Ст.

194 05-18 Переписка с судебными инстанциями 5 лет Ст.

190 ЭПК 05-19 Документы (проекты, предложения, заключения, справки, сведения, информации, расчеты, переписка) о подготовке контрактов, соглашений, договоров 10 лет Ст. 493 при необходимости в номенклатуру дел включаются те виды договоров, которые создаются и сопровождаются юридическим отделом 05-20 Резерв 05-21 Резерв 05-22 Резерв Наименование должности руководителя Подпись Расшифровка подписи структурного подразделения Согласовано Протокол ЭК структурного подразделения от N —— ——— Наименование должности Подпись Расшифровка подписи руководителя архива (лица, ответственного за архив) Дата ——— * 05 — номер структурного подразделения в организации * 01 — номер дела Список литературы 1. Сичкарева, М.М. Номенклатура дел отдела кадров [Текст] / М.М.

Сичкарева // Хороший секретарь — 2015.

— N 1. 2. Сичкарева М.М. Проект номенклатуры дел юридического отдела (службы) организации. 3. Sichkareva M.M. Project of nomenclature of affairs of the legal department (service) organization. ———————————————————————— *(1) Сичкарева, М.М.

Номенклатура дел отдела кадров [Текст] / М.М. Сичкарева // Хороший секретарь — 2015.

— N 1. *(2) Номер статьи указан по типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, 2010 ( Минкульта N 558 от 25.08.2010).

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 75 рублей или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня. Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Сичкарева М.М. Проект номенклатуры дел юридического отдела (службы) организации Sichkareva M.M. Project of nomenclature of affairs of a legal department (service) of an organization В статье рассмотрен пример составления номенклатуры дел для юридического отдела, рассмотрены профильные документы для юридического отдела, которые характерны для большинства коммерческих организаций.

The article describes an example of the range of cases for the preparation of the legal department, considers specialized documents for the legal department which are characteristic of most commercial organizations.

Ключевые слова: номенклатура дел; юридические документы.

Keywords: nomenclature of affairs; legal documents Проект номенклатуры дел юридического отдела (службы) организации Автор М.М. Сичкарева — в настоящее время занимает должность главного специалиста в Аппарате правительства Пермского края. С 2002-2007 получала высшее образование в Пермском государственном институте искусства и культуры, на факультете документально-информационных коммуникаций по специальности прикладная информатика в социально-культурной сфере.
С 2002-2007 получала высшее образование в Пермском государственном институте искусства и культуры, на факультете документально-информационных коммуникаций по специальности прикладная информатика в социально-культурной сфере.

Получила квалификацию информатик-референт.

С 2008-2012 получала высшее образование в Западно-Уральском институте экономики и права по специальности юриспруденция, государственно-правовая специализация.

Получила квалификацию юрист. Занимается написанием научно-практических статей в сфере архивного дела с 2011 года. Особый интерес вызывает правовая сторона архивного дела, как сферы общественных интересов. Автор является создателем ресурса http://archivekeeping.ru/ и занимается консультированием по вопросам архивного дела и смежных отраслей.

Имеет ряд публикаций: Сичкарева, М.М.

Правовой статус архивного документа // Хороший секретарь — 2014. — N 3 Сичкарева, М.М. Ответственность за сохранность архивных документов в организации // Хороший секретарь — 2014. — N 4 Сичкарева, М.М. Передача на хранение электронных архивных документов // Кадровик.

— 2014. — N 5 Сичкарева, М.М. Составляем инструкцию по оформлению архивных документов и передаче их на хранение в архив организации (часть 1) // Кадровик.ру.

— 2014. — Сичкарева, М.М. Составляем инструкцию по оформлению архивных документов и передаче их на хранение в архив организации (часть 2) // Кадровик.ру.

— 2014. — Сичкарева, М.М. Проект положения об архиве организации Хороший секретарь — 2014. — N 6 Сичкарева, М.М. За утрату документов — заплати штраф // — 2014. — N 43 газета Сичкарева, М.М.

Номенклатура дел отдела кадров // Хороший секретарь — 2015. — N 1 Сичкарева, М.М. К чему приводит утрата документов по личному составу.

Работодатель теряет — работник страдает // — 2015. — N 6 газета Сичкарева, М.М. Научно-техническая обработка документов и порядок оставления описи дел. Экспертная комиссия // Хороший секретарь — 2015.

— N 3. Журнал «Право и экономика», 2015, N 10 23 июля 2020 Вход Введите адрес электронной почты: Введите пароль: Запомнить Вы можете войти, используя учетную запись одной из социальных сетей:

Приложение 1.

Опись документов личного дела

Приложение 1к Порядкуведения личных делполучателей социальных услуг _____________________________________________(Ф.И.О. получателя социальных услуг)N п/п Наименование документа Дата включения в личное дело Номер(а) страниц(ы)Примечание 1 2 3 4 5 <*> Итого документов_________ (__________________________________________)(цифрами) (прописью)Количество листов описи _________ (_______________________________________)(цифрами) (прописью)Опись составил(а)_________________________ __________ (____________________________________)(наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи) (дата)________________<*> Заполняется при сдаче личного дела в архив.

I. Специализированные учреждения социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов

1.1.

Стационарные учреждения (отделения) социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов:- Дом-интернат (пансионат) для престарелых и инвалидов;- Дом-интернат (пансионат) для ветеранов войны и труда;- Специальный дом-интернат (отделение) для престарелых и инвалидов;- Психоневрологический интернат;- Реабилитационный центр (отделение) для инвалидов молодого возраста;- Дом-интернат (отделение) милосердия;- Геронтологический центр;- Геронтопсихиатрический центр;-Дом-интернат малой вместимости;- Социально-оздоровительный центр.1.2.
Стационарные учреждения (отделения) социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов:- Дом-интернат (пансионат) для престарелых и инвалидов;- Дом-интернат (пансионат) для ветеранов войны и труда;- Специальный дом-интернат (отделение) для престарелых и инвалидов;- Психоневрологический интернат;- Реабилитационный центр (отделение) для инвалидов молодого возраста;- Дом-интернат (отделение) милосердия;- Геронтологический центр;- Геронтопсихиатрический центр;-Дом-интернат малой вместимости;- Социально-оздоровительный центр.1.2. Учреждения (отделения) социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов, оказывающие услуги по предоставлению жилого помещения в домах жилищного фонда социального использования- Специальный дом для одиноких престарелых;- Социальные квартиры.1.3.

Учреждения (отделения) полустационарного социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов- Дом ночного пребывания;- Социальный приют;- Социальная гостиница;- Центр (отделение) социальной адаптации;- Социально-реабилитационное отделение для граждан пожилого возраста и инвалидов;- Центр (отделение) дневного пребывания граждан пожилого возраста и инвалидов;- Центр (отделение) временного проживания граждан пожилого возраста и инвалидов.1.4.

Учреждения (отделения) социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов на дому- Центр (отделение) социального обслуживания на дому граждан пожилого возраста и инвалидов;- Специализированное отделение социально-медицинского обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов на дому.1.5. Учреждения (отделения) срочного социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов- Служба (отделение) срочного социального обслуживания.1.6.

Учреждения (отделения) социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов, оказывающие социально-консультативную помощь- Консультативный центр (отделение).

Транскрипт

1 Краевое государственное бюджетное учреждение «Солнечный комплексный центр социального обслуживания населения» ^ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ на 2017 год Сроки хранения поставлены в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, М, 2010 2 2 Краевое государственное бюджетное учреждение «Солнечный комплексный центр социального обслуживания населения» УТВЕРЖДАЮ краевого государственного «Солнечный Шцентр социального ания Населения».Н. Рыкуш я 016 г. НОМЕНКЛАТУР р.п. Солнечный На 2017 год Индекс дела Заголовок дела Количе ство ед.хр.

Срок хранения дела и статей по перечню 01. Руководство и контроль Законы и иные нормативные правовые акты (указы постановления, распоряжения Российской Федерации, Правительства Хабаровского ст.

1 б ТУ края, министерства социальной защиты населения Хабаровского края Приказы, распоряжения, решения коллегии министерства социальной ст, 19 а, защиты населения Хабаровского ст ТУ края Указания, методические рекомендации, правила, инструкции минис ст.

27 б ТУ терства социальной защиты населения Хабаровского края ст. 28 б ТУ Устав ст. 50 а ТУ Свидетельство о государственной регистрации, о внесении записей в Единый государст ст.

39 ТУ венный Реестр юридических лиц Положение об учреждении ст.50 а ТУ Положения о структурных подразделениях (отделениях) ст.

55 а ТУ Приказы Учреждения по основной деятельности ст. 19 а ТУ Государственное задание на 2017 ЭПК год и плановый период 2018 и 2020 ст.

6 ТУ годов Примечание 3 Планы работы (годовые) ст.

285 а ТУ Годовой отчет о работе ст. 464 б ТУ Квартальные отчеты о работе ст.

464 г ТУ Протоколы аппаратных совещаний при директоре ст. 18 е ТУ Документы по проверкам вышестоящими и контрольнонадзорными органами (справки, ст.

173 а ТУ акты, предписания, постановления, решения и т.д.) Положение об оплате труда сотрудников ст. 411 а ТУ Паспорт безопасности ст.

869 ТУ Протоколы Попечительского совета, документы (справки, доклады, ст.

18 а ТУ информации и др.) к ним Коллективный договор ст. 576 ТУ Обращения граждан (письма, заявления, жалобы и др.); документы (справки, докладные записки, заклюючения, справки, акты и т.д.

по их рассмотрению) Переписка с Правительством Хабаровского края, министерством социальной защиты населения Хабаровского края, администрацией Солнечного муниципального района по основным (профильным) направлениям, предприятиями и организациями по административнохозяйственной деятельности Журнал регистрации приказов по основной деятельности Журнал учета граждан, записывающихся на личный прием к должностному лицу Акты, предписания по технике безопасности; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их исполнении Документы (доклады, положения о правопреемственности, отчеты, справки, акты, заключения) о реорганизации, переименовании организации, передаче из одной системы в ЭГ1К ст. 183 б ТУ ЭПК ст. 33 ТУ ст. 258 а ТУ ЭПК ст.

183 б ТУ ЭПК ст. 603 ТУ ст. 47 ТУ 4 другую) Акты об уничтожении бланков строгой отчетности Стандарты социального обслуживания населения краевого государственного бюджетного «Солнечный комплексный центр социального обслуживания населения» Г осударственные контракты, договоры на поставку товаров, выполнение работ, оказания услуг для нужд (Федеральный закон от 05, ФЗ) Журнал регистрации инструктажа по антитеррористической защищенности и гражданской обороне Журнал регистрации несчастных случаев Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда Документы (планы, отчеты, докладные записки, акты, справки, переписка) об организации общей и противопожарной охраны Журнал регистрации вводного инструктажа по технике безопасности по охране труда Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте по охране труда Журнал регистрации инструктажа по пожарной безопасности Документы (карты аттестации рабочих мест, протоколы, сводные ведомости и др.) по аттестации рабочих мест Документы (программа, планы, журналы, справки) об организации работы по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям Документы о функционировании системы качества социальных услуг в учреждении <* ст. 206 ту ст.25 б ту эпк ст лет ст.

626 ту ст. 630 ту ст. 609 ту ст. 861 ту 10 лет ст. 626 б ту ст.

870 ту 10 лет ст. 626 б ту 4 эпк ст.

602 ту эпк ст. 862 ту ст. 454 ту н е р а н е е 3 л е т п о с л е п е р е д а ч и д е л в а р х и> 5 Документы по организации и проведению внутреннего аудита ЭПК результативности деятельности <* ст.173 б акты приемки-передачи основных средств ст. 429 ту выписка из номенклатуры дел д зн ст.

200 ту 02. организация работы отделения с]оочного социального обслуживания законы и иные нормативные правовые акты российской федерации, ст. 1 б ту хабаровского края по вопросам социального обслуживания населения. копии документы (постановления, распоряжения, рекомендации приказы, ст.

22 б ту решения коллегии министерства социальной защиты населения хабаровского края по вопросам социального обслуживания населения.

копии документы (положения, порядки, должностные инструкции и др.), ст.

56 а, регламентирующие деятельность 77 а ту 07 отделения. копии протоколы заседаний комиссии по распределению натуральной помощи гражданам, оказавшимся в трудной жизненной ситуации приказы по основной деятельности.

копии оперативные, тематические планы работы отделения (годовые, квартальные, месячные) годовые, квартальные отчеты о работе отделения оперативные отчеты о выполнении планов работы отделения документы по социальному сопровождению, не относящиеся к социальному обслуживанию (заявления, акты, программы) документы (заявления, акты о предоставлении срочных социальных услуг) содержащие сведения о получателях и поставщиках этих ст. 18 в ту ст. 19 а ту ст. 288 ту ст.

475 ту ст. 474 ту ст. 894 ту ст.

929 ту о тн о с я щ и е с я к д е я т е л ь н ости ц е н т р а — п о с т о я н н о о тн о с я щ и е с я к д е я т е л ь н ости ц е н т р а — п о сто я н н о п о д л и н н и к и в д е л е п о сл е п р е к р а щ е н и я э п> 6 6 услуг Документы по предоставлению государственной услуги по учету и предоставлению жилых помещений в домах системы социального обслуживания населения специализированного государственного фонда Хабаровского края Сопроводительные письма о передаче, получении пакета документов (заявления, акты и др.) в комиссию по оценке индивидуальной потребности гражданина в предоставлении социальных услуг Межведомственное взаимодействие с организациями по вопросам социальной защиты населения. Копии Переписка о благотворительной деятельности <* ст. 929 ту эпк ст. 35 ту эпк ст. 35 ту эпк журнал учета обращений граждан ст.

258 е ту журнал учета рассылки документов (заявлений, актов, индивидуальных программ) 2 года ст. 259 б ту журнал учета обращений граждан для предоставления государственной услуги журнал регистрации обращений граждан (в том числе по телефону) выписка из номенклатуры дел отделения ст.

258 е ту ст. 258 е ту дзн ст. 200 ту п о сле п р е д о с т а в л е н ия ж и л о й п л о щ ад и п р о д о л ж а е т д е й с т в о в а т ь п р о д о л ж а е т д е й с т в о в а т ь н е р а н е е 3 л е т после передачи дел в архив 03. организация работы отделения социального сопровождения ст. 1 б ту законодательные и иные нормативные правовые акты российской федерации, присланные для сведения.

1 б ту законодательные и иные нормативные правовые акты российской федерации, присланные для сведения. копии переписка с государственными органами российской федерации, органами местного самоуправления, вышестоящими организациями в рамках межведомственного взаимодействия документы (положения, порядки, должностные инструкции и др.) регламентирующие деятельность отделения.

копии г осударственное задание на оказание учреждением государственных социальных услуг.

копия эпк ст. 33 ту ст. 56 а, 77 ту ст. 270> 7 Планы работы отделения (ежеквартальные, годовые) Отчеты о проделанной работе отделения (ежеквартальные, годовые) Акты обследования жилищно — бытовых условий несовершеннолетних, проживающих в семьях, находящихся в социально опасном положении или тяжелой жизненной ситуации по Солнечному району Списки неблагополучных семей находящихся в социально опасном положении по Солнечному муниципальному району Документы по организации работы с родителями, страдающих алкоголизмом и наркоманией, состоящих на учете в отделении социального сопровождения Личные дела семей, состоящих на учете в отделении по социального сопровождения Журнал учета личных дел семей, состоящих на учете в отделении социального сопровождения Журнал учета обследования жилищно-бытовых условий проживания семей, находящихся в социально опасном положении или в тяжелой жизненной ситуации Журнал учета обращений граждан, несовершеннолетних, их родителей Выписка из номенклатуры дел отделения социального сопровождения ст. 290 ТУ ст. 475 ТУ ст. 929 ТУ До замены новыми ст.

902 ТУ ст. 459 м ТУ ст. 900 б ТУ ст. 259 а ТУ ст. 259 а ТУ ст. 259 а ТУ ст. 200 а ТУ 04. Организация работы отделения социального обслуживания на дому Законы и иные нормативные акты Российской Федерации.

Хабаровского края, министерства социальной ст.

1б ТУ защиты населения Хабаровс кого края по вопросам социального обслуживания граждан. Копии Стандарты качества предоставления социальных услуг. Копии Государственное задание на оказание гарантированных социальных услуг. Копии Локальные нормативные документы (положения, должностные инструкции и др.) Копии.
Копии Локальные нормативные документы (положения, должностные инструкции и др.) Копии.

ст. 25 б ТУ ст. 270 ТУ ДЗН ст. 56 а ТУ ст.77 а ТУ 8 Документы по организации работы отделения социального обслуживания граждан на дому. Копии Приказы по деятельности отделения (постановка и снятие с социального обслуживания, др.) Копии < ст.

27 а ту ст.19 а ту планы работы отделения 1 го д ст. 288 ту отчеты о проделанной работе 1 год отделения ст. 475 ту сводные отчеты социальных работников о проделанной работе (за 1 год ст.

476 ту месяц) документы по мониторингу качества социальных услуг предоставляемых работниками отделения ст. 900 б ту протоколы рабочих совещаний ст.

18 з ту личные дела получателей социальных услуг ст.

900 б ту тетрадь учета посещений получателей социальных услуг журнал регистрации договоров на предоставление гарантированных социальных услуг журнал учета личных дел получателей социальных услуг журнал учета договоров на предоставление дополнительных платных социальных услуг журнал учета посещений получателей социальных услуг журнал регистрации приема граждан выписка из номенклатуры дел ст.

585 ту ст. 459 ту ст. 258 е ту 1 год ст.

258 е ту 1 г о д ст. 258 е ту ст. 258 е ту дзн ст. 200 а ту п о с л е с н я т и я к л и е н т а с у ч е т а п о с л е о к о н ч а н и я с р о к а д е й с т в и я д о г о в о р а н е р а н е е 3 л е т п о с л е п е р е д а ч и д е л в а р х и в 05.

бухгалтерский учет и отчетность инструкции, методические указания.

приказы минздравсоцразвития россии. минфина россии по бухгалтерскому учету, отчетности, присланные для сведения приказы центра по основной деятельности, относящиеся к деятельности бухгалтерии, приказы на утверждение нормы расходов моющих средств, канцтоваров, гсм. копии ст. 27 б ту ст. 19 а> 9 05-03 Штатное расписание центра.

Копия ст. 71 а ТУ Квартальные, месячные отчёты бухгалтерии в Министерство ст. 71 а ТУ социальной защиты населения План финансово-хозяйственной деятельности ст.

325 а ТУ Г одовой бухгалтерский отчёт, приложения к нему ст. 327 б ТУ Налоговая отчетность ст.

361 ТУ Переписка с прочими организациями 1 год ст. 367 ТУ Гарантийные письма на оплату ст.

334 ТУ Статистическая отчетность ст.

467 б ТУ Ежемесячные статистические отчеты для Министерства социальной защиты населения (П-4, П-4 (НЗ), ЗП-СОЦ, 3-Ф, Сведения о численности и фонда заработной платы.

Премирование руководителей) 9 ст. 467 б ТУ Расчетные листы работников центра 7 ЭПК ст.

413 ТУ Главная книга ст. 361 ТУ Документы по списанию материальных ценностей Книга регистрации счёт-фактур ст.

459 з ТУ Книга регистрации выданных доверенностей центра ст. 459 т ТУ Документы (заявки, кассовые планы, отчеты по использованию субвенций из краевого и муниципального бюджетов) ст. 357 б ТУ Отчетность в Пенсионный фонд ст.

364 ТУ Отчетность в Фонд социального страхования ст. 364 ТУ Инвентарные карточки по основным средствам ст.

361 ТУ Документы для применения стандартных вычетов по налогу на доходы физических лиц Журнал регистрации путевых листов ст.

396 ТУ 1 год ст. 840 ТУ Кассовые документы Кассовая книга 10 Отчет 2-НДФЛ ст. 385 ТУ < документы по вопросам оказания платных услуг (договора, расчеты, ст.

454 ту отчёты) документы по инвентаризации имущества (протоколы, инвентарные описи, акты, сличительные ведомости) документы по автомобильному транспорту (паспорта, страховые свидетельства) путевые листы.

акты списания гсм документы по начислению листков нетрудоспособности документы к жо 2 (банковские выписки, платёжные документы) расчёты по заработной плате жо документы по движению основных средств (акты приёма-передачи, передвижения, списания) документы к жо 3 (авансовые отчёты) документы к жо 4 расчёты с поставщиками и подрядчиками ст. 427 ту до списания транспортного средства ст.

836 ту ст. 896 ст. 586 ту ст. 79 б ту ст. 366 ту номенклатура дел. выписка дзн ст. 200 а ту журнал учета выданных справок по подоходному налогу журнал учета исполнительных листов переписка с внебюджетными фондами документы ( планы, отчёты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансовохозяйственной деятельности, контрольно-ревизионная работа договоры, соглашения с министерством социальной защиты населения хабаровского края разработанные положения о порядке исполнения бухгалтерского учёта и отчётности документы на списание основных средств акты на списание материальных запасов ст.

695 д ту ст. 459 о ту эпк ст. 402 ту эпк ст. 396 ту ст. 363 а ту н е р а н е е 3 л е т п о с л е п е р е д а ч и д е л в а р х и> 11 05-45 Переписка с Министерством социальной защиты населения.

Копии Инвентаризация основных средств ст. 427 ТУ Акты сверок по расчётам с поставщиками и подрядчиками ст. 427 ТУ Договора подряда на выполнение работ, оказание услуг (гражданскоправовые) ст.

456 б ТУ Кадровое обеспечение Законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, Хабаровского края, по работе с кадрами. Копии Положения и инструкции, регламентирующие работу с кадрами.

Копии Штатное расписание и изменения к нему Приказы по личному составу (прием, увольнение, перемещение, изменение фамилии, поощрения, награждения) Приказы по личному составу (доплаты, надбавки, выплаты стимулирующего характера) Приказы по личному составу (отпуска, командировки, дисциплинарные взыскания) Приказы по личному составу (отпуска без сохранения заработной платы, отпуска по уходу за ребенком) Личные дела работников Учреждения Личные карточки (ф.т-2) работников, в том числе временных работников Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) Штатно-списочный состав работников Должностные инструкции работников Учреждения Протоколы заседаний комиссии по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за общий стаж работы ст. 1 б ТУ ст. 27 а, 56 а ТУ постоянно ст.71 а ТУ 50 лет ЭПК ст.19 б ТУ 50 лет ЭПК ст.19 б ТУ ст.19 б ТУ 50 лет ЭПК ст лет ЭПК ст.

658 ТУ 50 лет ЭПК ст.658 ТУ До востребования ст.664 ТУ 50 лет ст.

658 ТУ ст. 77 б ТУ 1 ЭПК ст. 696 ТУ 12 Протоколы заседаний аттестационной комиссии и документы (заявления, анкеты, перечень вопросов для тестирования, характеристики-отзывы) к ним Документы (заявления, докладные, справки, объяснительные записки, служебные записки, справки по отпускам по уходу за ребенком, по отпускам без сохранения заработной платы, командировкам) не вошедшие в состав личных дел Документы (ходатайства, представления, характеристики и др.) о представлении к награждению государственными, ведомственными наградами, присвоении званий Документы (информации, отчеты, справки) о работе с кадрами, направляемые в Министерство социальной защиты Хабаровского края Документы (планы, списки и др.) об организации повышения квалификации работников Документы (списки, протоколы) о выплатах стимулирующего характера Документы (сведения, планы, переписка) по учету военнообязанных работников Документы (списки, планы-графики, переписка) о периодических медицинских осмотрах работников Акты об уничтожении служебных удостоверений Г рафик предоставления отпусков работников Книга учёта выдачи бланков трудовых книжек и вкладышей к ним Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним Журнал регистрации трудовых договоров, дополнительных соглашений к трудовым договорам Журнал учета личных работников Учреждения дел Журнал регистрации приказов по личному составу (прием, увольнение, перемещение, изменение фамилии, поощрения, доплаты, надбавки, выплаты стимулирующего характера) Журнал регистрации приказов по личному составу е* 1 ЭПК ст. 696 ТУ ст. 665 ТУ 50 лет ЭПК ст. 735 б ТУ ст. 83 ТУ ЭПК ст. 708 ТУ ст.

676 ТУ ст. 690 ТУ ст. 914 ТУ 1 год ст. 781 ТУ 1 год ст. 693 ТУ ст. 695 г ТУ 50 лет ст. 695 в ТУ 50 лет ст.695 б ТУ 50 лет ст.695 б ТУ 50 лет ст.

258 б ТУ ст. 258 б ТУ 13 13 (отпуска, командировки, материальная помощь, дисциплинарные взыскания) <* журнал регистрации ежегодного оплачиваемого отпуска (дополнительного) журнал учета выбывающих в работников, служебные командировки журнал регистрации поступающих от заявлений, работников журнал проверок состояния воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе журнал учёта выдачи служебных удостоверений журнал учета выдачи справок о стаже, месте работы журнал регистрации уведомлений работников выписка из номенклатуры дел 3 лет ст.695 ж ту ст. 695 з ту ст. 692 ту ст. 780 ту ст.

695 д ту ст.665 дзн ст. 200 а ту 07.

делопроизводство и архив правила, инструкции, регламенты, методические указания и рекомендации по документационному обеспечению управления ст. 27 б, 28 б ту положение об архиве ст. 57 а ту положение об экспертной комиссии ст.

57 а ту инструкция по делопроизводству в краевом государственном бюджетном учреждении

«солнечный комплексный центр социального обслуживания населения»

ст. 27 а ту номенклатура дел ст. 200 а ту документы (протоколы заседаний, планы работы, отчеты) о работе ст. 18 д ту экспертной комиссии дело фонда (историческая справка и дополнения к ней, сведения о составе и объеме дел и документов, акты проверки наличия и состояния документов, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов, протоколы выемки документов и другие документы, отражающие работу с фондом) ст.

246 ту п о сл е зам ен ы н о вы м> 14 07-08 Опись дел постоянного хранения (утвержденные) ст. 248 а ТУ Опись дел по личному составу (согласованные) а ст. 248 б ТУ Опись личных дел работников (согласованные) ст.

248 б ТУ Опись дел временного хранения ст. 248 в ТУ Акты об уничтожении испорченных бланков строгой отчетности ст.

206 ТУ Журнал учета выдачи дел во временное пользование ст. 259 е ТУ Журнал регистрации выдачи архивных справок, копий, выписок ст.

252 ТУ из документов Выписка из номенклатуры дел 14 ДЗН ст.

200 а ТУ Информатизация. Организация защиты информации Эксплуатационно-техническая документация (инструкции, руководства и др.) обслуживающему персоналу и пользователям информации по защите информации Сертификаты ключа электронной подписи Журнал регистрации изменений в конфигурации информационной системы персональных данных Журнал учета средств криптографической защиты информации (далее СКЗИ), эксплуатационной и технической документации к ним и ключевых Журнал учета мест хранилищ персональных данных Журнал учета проведения инструктажа пользователя, допущенного к работе с СКЗИ Журнал учета мероприятий по защите персональных данных Журнал учета машинных носителей информации, содержащих персональные данные Журнал учета съемных машинных носителей информации Выписка из номенклатуры дел ст.

219 б ТУ ст. 232 ТУ ст.230 ТУ ст. 231 ТУ ст. 230 ТУ ст. 221 ТУ ст. 230 ТУ ст. 230 ТУ ст. 230 ТУ ДЗН ст.

200а ТУ 15 Ответственный за делопроизводство и архив, Инспектор по кадрам * С.В.

Захарова «30» декабря 2016 года СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК КГБУ«Солнечный комплексный центр социального обслуживания населения» от 30 декабря 2016 г. 4 Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2017 году По срокам хранения го Временного (свыше 10 лет) Временного (до 10 лет включительно) ИТОГО: Количество дел (всего) В том числе с отметкой переходящих ЭПК Ответственный за делопроизводство и архив Инспектор отдела кадром С.В.Захарова

Структура документа

Унифицированная форма номенклатуры дел организации содержится в Приложении № 24 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830). Согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренным Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, в номенклатуре следует указать:

  • Срок хранения и № статей по перечню — указание на то, сколько времени следует хранить дело, со ссылкой на нормативный акт, которым этот срок установлен.
  • Примечание. Заполняется по мере необходимости.
  • Количество единиц хранения — измеряется в томах, эта графа заполняется после окончания календарного года.
  • Наименование.
  • Индекс.

Номенклатура документов в юридическом отделе

Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п.Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь).Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Приложение N 2.

Примерная номенклатура дел Центра социального обслуживания

Приложение N 2к приказу Комитета социальнойзащиты населения Москвыот 4 сентября 1997 года N 158УТВЕРЖДЕНАприказом Комитета социальнойзащиты населения Москвы4 сентября 1997 года N 158 Создание номенклатуры дел обусловлено насущными потребностями единообразия и дальнейшего совершенствования делопроизводства в Центре, что позволит упорядочить работу с документами, начиная с момента поступления до сдачи их в архив (учет, регистрация, контроль исполнения, подготовка и обработка документов).Номенклатура дел представляет собой систематизированный список наименований дел с указанием сроков их хранения.Рекомендуется примерный перечень дел в разрезе структурных подразделений Центра.Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс, первая цифра которого обозначает номер структурного подразделения, вторая — порядковый номер дела. Например:Индексы дел Наименование документов и дел Сроки храненияПримечание 1-01 Распоряжения, постановления Правительства РФ, Минтруда и соцразвития РФ и Правительства Москвы по вопросам социального обслуживания пенсионеров и инвалидов.

Распоряжения префекта, супрефектаПостоянное хранение 1-02 Приказы «О создании ЦСО», «Об открытии ОДП и ОССО». Положение о Центре социального обслуживания-«-До замены новыми 1-03 Приказы и распоряжения Комитета (ОУСЗН) и информационно-методические письма-«-До замены новыми Индексы дел Наименование документов и дел Сроки храненияПримечание 2-01 Положение об отделении социального обслуживания на дому-«-До замены новыми2-02 Должностные инструкции -«-До замены новымиСледует сохранять порядковые номера для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.Ответственность за состояние, правильное ведение делопроизводства и сохранность документов в Центре и структурных подразделениях возлагается на директора Центра.Прилагается примерный перечень дел применяемых в Центре документов, который является основой для разработки номенклатурных дел на местах — приложение 2-1, сроки хранения дел — приложение 2-2, перечень и образцы документов, необходимых для учета работы и ведения делопроизводства в Центре, — приложение 2-3.Номенклатура дел Центра утверждается директором Центра.

Правила оформления

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде.

Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица. Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

КАК СОСТАВИТЬ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ?

Правила организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, начали действовать 21.09.2015; далее — Правила 2015), которые носят нормативный, то есть обязательный, характер, не содержат алгоритма составления номенклатуры дел, зато этот процесс очень подробно описан в разделе 3.4 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее — Основные правила). Первый этап составления номенклатуры — это исследование документального фонда организации или, в нашем случае, структурного подразделения (отдела кадров). Обычно это не представляет больших сложностей — у кадровиков, как правило, все документы хранятся в порядке.

К исследованию и описанию документов отдела прибегают при составлении номенклатуры впервые. В последующие годы нужно лишь уточнять и «ловить» изменения документального фонда. Второй этап — заполнение формы номенклатуры дел (Приложение № 26 к Правилам 2015; пример 1).

К номенклатуре дел структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись.

Ее форма приведена в Приложении № 25 к Правилам 2015.

На номенклатуре подразделения делается отметка о том, что итоговые сведения были переданы в службу документационного обеспечения управления (ДОУ) или архив организации.

Последнее поле (виза согласования с экспертной комиссией (ЭК) структурного подразделения) заполняется только в том случае, если комиссия действительно существует и работает в подразделении. Если таковой нет, то никакой визы оформлять не нужно.

Пример 1. Форма номенклатуры дел Заполняем графы номенклатуры дел Графа 1 «Индекс дела». Состоит, как правило, из двух частей:

  1. порядковый номер структурного подразделения, принятый в организации;
  2. порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

Однако если внутри одного дела присутствует дополнительное разделение, то индекс может состоять и из трех частей.

Например, порядковый номер отдела кадров организации — 24.

Дело «Документы по трудовым спорам» в перечне дел подразделения — 25-е и получило индекс 24–25.

Было принято решение дополнительно внутри этого дела отдельно друг от друга держать документы по каждому трудовому спору.

В итоге получилось следующее: 24–25.01 «Документы по делу № В36–448093/2014 (Касимова Р. А.)». Графа 2 «Заголовок дела».

Это формулировка, в полной мере отражающая состав документов дела. Например, Штатное расписание, Приказы по личному составу, Переписка с ООО «Кадровое агентство “Сенатор”», Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда.

Не допускается вносить в номенклатуру дел заголовки типа «Разное», «Важное», «Интересные документы» и т. п. Графа 3 «Количество дел». Заполняется по завершении календарного года.

В ней отражается фактическое количество заведенных в течение года дел (томов, частей). Графа 4 «Срок хранения и № статьи по перечню». Пожалуй, ключевая графа номенклатуры, информирующая о том, сколько лет хранится каждое из дел.

Cроки хранения документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изм. от 04.02.2015). Кроме того, сроки хранения документов могут содержаться в отдельных нормативных правовых актах, поэтому крайне важно, чтобы над номенклатурой дел структурных подразделений работали их сотрудники, а архив занимался сведением и выверкой представленной коллегами информации. Графа 5 «Примечание». Здесь указывается дополнительная информация относительно дел.

Это может быть пометка о том, что дело электронное или что конкретно в этом отделе дело представляет собой копии документов. В этой же графе отмечается, где находятся оригинальные экземпляры документов.

Когда все графы номенклатуры будут заполнены и выверены, проект документа подписывается руководителем отдела и передается в службу ДОУ организации. Свои номенклатуры представляют все структурные подразделения, после чего составляется сводная номенклатура дел организации.

После согласования и утверждения документа генеральным директором служба ДОУ готовит выписки из него для каждого подразделения и вручает их руководителям. Все это должно быть сделано до 31 декабря, чтобы с первого дня нового рабочего года уже формировать дела по новой, актуализированной номенклатуре дел.

В примере 2 приведена номенклатура дел отдела кадров организации на 2015 г. (состав дел в каждой организации может отличаться). Пример 2. Номенклатура дел отдела кадров ПЕРЕСМОТР И УТОЧНЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ОТДЕЛА КАДРОВ Перечень дел подразделения, указанный в номенклатуре дел, был актуален год назад.

За прошедшие месяцы он мог остаться прежним, а мог и измениться. Организация развивается, развиваются и ее бизнес-процессы, постепенно и неизбежно меняясь. Отдел кадров — не исключение.

Возможно, в течение года появление в подразделении новых дел не было заметным. А если присмотреться, окажется, что появился новый контрагент, с которым ведется активная переписка, муниципальное ведомство, «спускавшее» приказы, было переименовано, а кто-то из сотрудников придумал регистрационную форму, без которой теперь не может обойтись весь отдел.

Помимо привычных бизнес-процессов, эти изменения находят отражение и в номенклатуре дел. Их нужно, во-первых, обнаружить, а во-вторых — учесть при составлении номенклатуры дел на следующий календарный год.

Ежегодное уточнение номенклатуры дел — это:

  1. обнаружение дел, заведенных в течение года, и внесение их в действующую номенклатуру дел;
  2. обнаружение дел, которые не будут вестись в следующем году.

В результате изучения документов отдела и уточнения номенклатуры выясняется, что, например, в течение 2015 г.

в отеле кадров были заведены новые дела (пример 3): Пример 3. Новые дела, которые должны быть включены в номенклатуру дел на следующий год а из номенклатуры дел на 2016 г.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+