Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Письмо сопроводительное о направлении акта сверки взаимных расчетов образец

Письмо сопроводительное о направлении акта сверки взаимных расчетов образец

Письмо сопроводительное о направлении акта сверки взаимных расчетов образец

Как правильно написать?

Сопроводительное письмо пишется на официальном бланке организации. Оно может иметь тему: «О разработке положения…», «О закрытии актов по проекту…»и так далее.Начинать обращение надо с сообщения об отправке письма.

Здесь можно воспользоваться следующими формулировками: «Во исполнение…», «Высылаем вам…», «Представляем вам…». Далее следует сообщить о цели отправки документации: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания» и так далее.Во второй части должна содержаться конкретная инструкция к действию.

  1. «Просим рассмотреть в установленный законодательством срок и направить в наш адрес».
  2. «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес…».

Нужно ли указывать в сопроводительном письме срок исполнения?

Учитывая, что по правилам делового обращения отвечать на письмо принято в течение 30 рабочих дней – лишним не будет. Многие компании любят указывать срок ответа на обращение в директивном формате: «Срок ответа на письмо – до 3 рабочих дней».В соответствии с законодательством, требовать исполнения в определенный срок может либо вышестоящая организация по отношению к нижестоящей, либо государственный орган.Другой случай, когда требование ответа в определенный срок закономерно – если этот вопрос зафиксирован в договоре между компаниями.

Когда организации являются равноправными партнерами, очертить конкретный срок исполнения можно только в виде просьбы, приведя при этом вескую причину. Например:

«Просим выслать заполненный опросный лист в срок до 10 рабочих дней в связи с необходимостью предоставить отчет в Министерство образования РФ … числа»

.

Переходим к оформлению списка приложений.

В сопроводительном письме должен быть перечислен весь перечень приложенных к письму документов, с указанием количества экземпляров и листов по каждому – в этом весь смысл сопроводительного письма.Если в самом тексте письма ранее указывалось название отправляемого документа, в приложении его вновь упоминать не надо – достаточно сообщить о количестве экземпляров и страниц. Например: «Направляем вам экземпляр Акта приема-передачи работ по установке оборудования, подписанный с нашей стороны.

Приложение: на 1 л. в 1 экз.»Если приложенных документов несколько, необходимо составить нумерованный список:Приложения:

  1. Счет-фактура на 1 л. в 1 экз.
  2. Акт об оказании транспортных услуг по акции «Счастье в каждый дом» на 1 л. в 1 экз.
  3. Счет на оплату услуг на 1л. в 1 экз.

Часто встречается вопрос о том, как же писать правильно – «Приложение» или «Приложения»? Несмотря на то, что в ГОСТе Р 7.0.97-2016 написано, что при перечислении нескольких приложений в отметке об их наличии обобщающее слово перед двоеточием стоит в единственном числе, то есть «Приложение», норме русского языка соответствует множественное число – «Приложения».

В пояснениях к ГОСТу разработчики также указывают, что множественное число предпочтительнее.Тем не менее, обе формы допустимы, главное, чтобы единообразие было в документообороте самой организации. Это же касается и других нюансов касательно написания слово «Приложение»: с большой буквы или маленькой, с № или без и так далее.Если прилагаемых документов очень много, то лучше составить для них отдельную опись, а в тексте письма сослаться на нее.

Как грамотно написать

Для того чтобы соблюсти деловую этику и воздействовать на получателей письма необходимо написать текст со следующими фразами:

  1. Ссылка на норму действующего законодательства, в частности, Гражданский Кодекс, например: в случае не возврата документа, равно как и отсутствия разногласий будем считать сальдо подтвержденным.
  2. В связи с проведением ревизии финансово-хозяйственной деятельности (инвентаризации расчетов) направляем в ваш адрес акт сверки такой-то, за период;
  3. Просим вас в такой-то срок подтвердить (подписать) сведения и вернуть документ по указанному адресу;

Образец заполнения сопроводительного письма к АС

Инструкция по составлению

  1. Вступительная часть отводится под реквизиты.

    Лучше всего использовать стандартный бланк компании.

Пример письма

  1. Вступительная часть отводится под реквизиты.

    Лучше всего использовать стандартный бланк компании.

    Здесь же указывается, кому адресуется письмо (организация, если обращение на конкретное лицо, следует в точности написать его должность), но не куда (для этого есть место на конверте);

  2. Сопроводительная часть предназначена для отражения подробных пожеланий заявителя.

Понятие «дефектный акт»

В реальной практике достаточно распространена ситуация, когда какой-то из документов, указанных в сопроводительном письме, забывают положить в пакет. Еще более анекдотическая ситуация, которая, к сожалению, часто происходит – пакеты документов могут быть перепутаны. Что происходит после доставки сопроводительного письма с такими документами в компанию?

Приложение с указанием всех документов и содержимое пакета сверяются секретарем: если какого-то из документов, указанных в приложении, при проверке не хватает, составляется дефектный акт, после чего письмо возвращается отправителю.

Кто подписывает письмо

Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации.

В данном случае следует соблюдать этику общения.

Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель. Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица.

Печать в данном случае не является обязательной.

При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент. Видео (кликните для воспроизведения).

Источник:

Кто составляет акт

Акт сверки может востребовать любая из сторон той или иной сделки. Составлением, как правило, занимаются бухгалтера.

Оформляется акт взаимных расчетов по запросу одной из сторон и его составлением занимаются специалисты бухгалтерских отделов. Перед тем, как отправить документ контрагенту, его необходимо обязательно подписать у главного бухгалтера или руководителя организации, либо уполномоченного на подписание таких документов сотрудника.

Сопроводительная документация

При отправке акта сверки взаиморасчетов одного контрагента другому, нередко прикладывается сопроводительное письмо.

В письме указывается просьба подписать акт сверки и вернуть его по почте на указанный адрес.

Кроме этого указывается способ урегулирования разногласий.Источник: https://frols.ru/soprovoditelnoe-pismo-k-aktu-sverki/

Что такое акт сверки

Важно!

Акт сверки представляет собой бухгалтерский документ, составляемый между контрагентами. Данный документ составляется за определенное время для отражения состояния расчетов между сторонами.Обязанность по составлению данного документа законодательно не закреплена, однако контрагенты довольно часто в своей работе прибегают к нему.

Данный документ составляется за определенное время для отражения состояния расчетов между сторонами.Обязанность по составлению данного документа законодательно не закреплена, однако контрагенты довольно часто в своей работе прибегают к нему. Благодаря акту сверки компании могут своевременно обнаружить ошибки в бухучете.

Кроме того, такой документ будет довольно весомым доказательством, если дело дойдет до судебных споров.Разбирательства относительно задолженностей по обязательствам между компаниями можно встретить довольно часто. Когда данные по задолженности одной компании не совпадают с данными другой компании составляется акт разногласий. Этот документ позволяет сделать отдельный акцент на предмет спора.

Как и акт сверки, протокол разногласий обязательным документом не является, однако он позволяет значительно упростить решение спорных моментов. Неотъемлемая часть протокола разногласий – это акт сверки.

На его основании заполняется протокол.Важно!

Акт сверки нужен для соблюдения учета в случае долгосрочного сотрудничества контрагентов.Акт сверки может быть составлен в конце года, например, за год или за меньший промежуток времени. Данный документ призван упростить инвентаризацию, проводимую в конце каждого года для того, чтобы в новый отчетный период войти уже без задолженностей.

Акт сверки может составляться и каждый месяц.

Это необходимо в случае если:

  1. в компании довольно широкий ассортимент продукции;
  2. компания реализует продукцию в больших объемах;
  3. необходимо составить отчет для руководства или статистики.
  4. стоимость реализуемой продукции очень высокая;

Для того, чтобы контроль взаимных расчетов между сторонами был максимально удобным, акт сверки может составляться или по всем взаимоотношениям контрагентом или по определенному договору. И в первом и во втором случае подобные документы следует составлять сразу, так как это позволит упростить расчеты между сторонами.Важно! Как акт сверки, так и акт разногласий не имеет унифицированной формы, поэтому каждая компания вправе разработать свой бланк, исходя из собственных требований.Следует помнить, что и акт сверки и акт разногласий не являются первичными документами, несмотря на то, что содержат реквизиты компании.

Они не указаны в перечне закона 402-ФЗ, но их оформление требует соблюдение некоторых требований.
Тогда при возникновении спорных ситуаций они будут являться доказательством в нарушений обязательств в суде.

Документ о выполненных работах

При отправке заказчику для подписание актов сдачи и приемки выполненных работ сопроводительное письмо необходимо, главным образом, потому, что оно подтверждает факт получения документов.

Ситуация, когда заказчик не оплачивает работу, потому что отрицает факт приема и передачи документов от исполнителя – не редкость, сопроводительное письмо от организации способно «подстраховать» и стать весомым аргументом о передаче актов сверок и счетов в случае судебного решения вопроса.
Скачать бланк сопроводительного письма для подписания акта приема-передачи выполненных работ

Как написать письмо для акта сверки

Отправкой могут заниматься и другие работники, например секретарь, курьер, администратор, но почти всегда это исполнитель, не участвующий непосредственно в выстраивании деловых взаимоотношений с контрагентами.

Исполнитель может направить контрагенту акт сверки взаиморасчетов и без сопроводительного письма.

Это возможно, но только в том случае, если уточнение взаимозачетов является постоянным элементом согласованного документооборота.Если же взаиморасчеты проверяются по инициативе одной из сторон, то вторая сторона должна понимать причину запроса и знать срок возврата документа, поэтому направить «сопроводиловку», как иногда его называют, будет очень уместно.

Это возможно, но только в том случае, если уточнение взаимозачетов является постоянным элементом согласованного документооборота.Если же взаиморасчеты проверяются по инициативе одной из сторон, то вторая сторона должна понимать причину запроса и знать срок возврата документа, поэтому направить «сопроводиловку», как иногда его называют, будет очень уместно.

Кроме того, в нем указывается адресат, таким образом неформально определяется ответственное лицо контрагента.Далее оставьте место для подписи руководителя вашей организации, укажите его должность и расшифруйте в скобках ФИО.

А затем сообщите фамилию, имя, отчество исполнителя и его контактный телефон для справок. Обратите внимание Сопроводительное письмо на самом деле составляется не только для соблюдения правил делового этикета.Оно позволяет зафиксировать дату составления и отправки документов, а также содержит их перечень, что позволяет исключить путаницу с переданными или задержанными бумагами.

Полезный совет Если у вас нет фирменного бланка, поставьте угловой штамп вашего предприятия, предназначенный для оформления исходящей документации.Делается это не согласно традициям, а исключительно потому, что именно руководитель обладает правом переписки в организации. К тому же подписав такой запрос, бухгалтер лишний раз напомнит о низком состоянии дисциплины конкретных контрагентов.

Нормы Применение конкретной нормы Закона для письменных запросов зависит от двух параметров:

  1. Адресат, в некоторых случаях определяет применение того или иного нормативного документа.
  2. Суть запроса. Письмо может являться сопроводительным для уже подготовленных актов. В этом случае форма запроса и его содержание определяются исключительно нормативными документами, которыми руководствуется компания согласно своему профилю и подведомственности;

Просим в течение 3 рабочих дней подписать и возвратить акт сверки, либо сообщить о расхождениях в указанных данных». Если есть расхождения во взаиморасчетах, это нужно указать в тексте.

В качестве подтверждения рекомендуется дополнить пакет доказательствами: заверенными копиями первичных документов.Их можно запросить и у контрагента, если по данным сверки в вашем учете их нет. А чтобы избежать споров, рекомендуем напомнить партнеру, что к рассмотрению могут быть приняты только первичные документы, подписанные с обеих сторон. Опись Суть сопровождения — в том числе зафиксировать, какая именно документация направлена.Поэтому опись (или приложение) играет очень важную роль.

Необходимо конкретизировать каждую отправляемую бумагу, указать все реквизиты, чтобы не возникало разночтений и подлогов. Каждый элемент приложения указывается в отдельной строке, нумеруется арабскими цифрами.

Правила оформления акта

Унифицированной, стандартной для всех формы составления акта не существует, поэтому его можно писать в свободной форме или же по разработанному на предприятии шаблону. Для заполнения подойдет обычный лист А4 формата.

Напечатать акт необходимо в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. Оба подписанных и заполненных экземпляра отправляются контрагенту, специалисты которого сравнивают сведения из присланного акта с имеющимися у них данными.

Если возражений по финансовым перечислениям, указанным в акте, нет, вся информация совпадает, то контрагент подписывает документы и один экземпляр возвращает обратно, второй уставляет у себя. При необходимости акт можно заверить печатью, но с 2016 года наличие печати у юридических лиц не является требованием закона (тем не менее, без печати, в случае возникновения судебных разбирательств, документ может быть признан не имеющим юридической силы). Чтобы процесс по подписанию акта сверки не затянулся, при пересылке документа следует указать сроки, в которые его необходимо вернуть обратно.

Составные части

Сопроводительное письмо к акту сверки подчиняется общим правилам деловой переписки.

Варьироваться в нем может только текст основной части, да и то незначительно.

Все будет зависеть от того, к каким условиям сотрудничества будет склонять организация своего контрагента – получателя документации. Рекомендуется начинать оформление с печати документа на фирменном бланке компании. Если такового не имеется, то нужно выходить из положения. Для этого берется обычный лист А4 и в верхней его части прописываются основные реквизиты компании отправителя.
Для этого берется обычный лист А4 и в верхней его части прописываются основные реквизиты компании отправителя.

Это называется формированием «единого» бланка. Он обычно содержит эмблему организации и полное ее название.

В сопроводительном письме к акту сверки последовательно сверху вниз должна располагаться следующая информация:

  1. Что прикреплено и направляется вместе с письмом (акт сверки).
  2. Период, за который сформирован акт сверки.
  3. Наименование получателя. Если это организация, то важно внимательно прописать сотрудника компании, которому адресована бумага. В прикрепленном бланке указаны должность, фамилия и инициалы конкретного работника. Все это располагается в верхней правой части письма. Здесь же допускается размещение почтового адреса.
  4. Прикреплены ли к акту копии документов, подтверждающие наличие платежей (отгрузок, оказания услуг и пр.).
  5. Вежливое обращение к адресату по имени и отчеству. В прилагаемом бланке оно располагается посередине строки.
  6. Номер и дата составления.
  7. Просьба отправителя. Она обычно заключается в том, чтобы контрагент подписал акт сверки, подтвердив свое согласие с проведенными взаиморасчетами.
  8. При наличии – ссылка на номер и дату предыдущего письма деловой переписки между контрагентами.

Причем просьба может быть сформулирована любым удобным для отправителя способом. В ней может быть указано, что данные будут считаться достоверными, если контрагент в течение определенного времени не направит информации о расхождении и пр.

Сопроводительное письмо к акту сверки взаиморасчётов: образец

Деловая этика предполагает наличие сопроводительного письма к акту сверки взаиморасчетов.

Не существует единого федерального образца составления данного документа. Однако сам факт его наличия свидетельствует о взаимном уважении партнеров.

В письме четко констатируется, кто является ответственным лицом со стороны контрагента. Кроме того, оно работает на имидж компании и представляет ее руководство как людей обязательных, которым можно доверять в бизнесе.

Сопроводительное письмо к акту сверки: образец, сроки хранения и исковой давности

Такой документ, как сопроводительное письмо к акту сверки, в первую очередь, является необходимой нормой делового этикета. Порочная практика передачи документов нарочным явно показывает неэффективность доставки, исключает официальную регистрацию. Как следствие, документ до руководства хозяйствующего субъекта просто не доходит, чем пользуются заядлые неисполнители контрактов.Наличие сопроводительного письма обеспечивает исполнителю акта сверки фиксацию даты отправки и содержание отправления.

По обращению всегда можно отследить, когда контрагенту было выслано уведомление о необходимости подтвердить имеющуюся задолженность ил отсутствие таковой. Письмо всегда можно приложить к пакету документов, отправляемых вместе с иском в суд или представить проверяющим.

Образец акта разногласий к акту сверки

Многие компании для выявления суммы задолженности составляют такой документ, как акт сверки расчетов.

Он позволяет определить состояние расчетов между контрагентами.

Составляется данный документ одной стороной и передается второй стороне для ознакомления и подписания.Если вторая сторона с данными, указанными в акте сверке согласна, она подписывает документ и возвращает его составителю. В противном случае составляется акт или протокол разногласий.https://www.youtube.com/watch?v=VFQIC8wT8ocВ статье рассмотрим что такое протокол разногласий, а также приведем образец акта разногласий к акту сверки.

Как оформить акт сверки взаимных расчетов с контрагентом

Закон не устанавливает обязательных требований к акту сверки взаиморасчетов. Вместе с тем он должен быть правильно составлен и подписан, чтобы быть пригодным для всех целей, в которых его используют.

Чтобы акт свидетельствовал о признании долга, он должен содержать размер долга на конкретную дату, данные сторон и другие сведения, которые позволяют достоверно установить, к каким обязательствам он относится. Подписать акт вправе генеральный директор организации или лицо, у которого есть соответствующая доверенность.

Оглавление:

  • Кто подписывает акт сверки взаимных расчетов.
  • В какой форме составить акт сверки взаимных расчетов.
  • Что включить в акт сверки взаиморасчетов.

Читать полностью обзор КонсультантПлюс Вот примерный шаблон: КОМУ____________________________________ __________________________________________ __________________________________________ ОТ КОГО_________________________________ _________________________________________ _________________________________________ «___»______________20___г.

.№___ Письмо-запрос о предоставлении информации Уважаемый___________________________________ Просим вас прислать акт сверки взаиморасчетов по государственному контракту №______________________________________________от____________________________на___________________________________________________(указать предмет договора), за период с “____”________________ 20____ года по “____” ______________ 20____ года для__________________________________________________________ (указать причину). _____________________/_______________/ _________________20____г.

А так выглядит готовый образец запроса на предоставление акта сверки в 2020 году:

Проведение актов сверки с поставщиками и покупателями ↑

Проводя сверку расчетов с поставщиками и покупателями, целесообразно руководствоваться Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Здесь предусмотрены особенности инвентаризации, и в частности проверки расчетов.

Так проверке подлежит счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Проверяют его по документам в соответствии с корреспондирующими счетами. То есть при сверке расчетов проверить нужно: Выполнение обязательств по товарам оплаченным Но находящимся в пути Выполнение обязательств по поставкам Неотфактурованным Обоснованность и верность сумм По дебиторской и кредиторской задолженности, в том числе и задолженности, по какой истек срок исковой давности При наличии нескольких контрагентов акт сверки составляется отдельно по каждому в двух экземплярах.

В документе указываются следующие данные:

  1. период сверки;
  2. данные учета от каждой стороны – начальное сальдо, суммы по дебету и кредиту со ссылкой на документы, конечное сальдо;
  3. подписи сторон.
  4. названия сторон;
  5. сумма по данным учета на дату осуществления сверки;
  6. реквизиты договора;
  7. ответственные за подписание лица;

Основная часть акта сверки это таблица, в которой указываются сведения обо всех хозоперациях меж контрагентами. Как правило, левая часть таблицы отражает факты хозяйствования составителя.

При этом предусматривается четыре столбца – для порядкового номера записи, краткого содержания операции, суммы по дебету и кредиту.

Правая часть заполняется принимающей акт стороной в процессе проведения сверки. Каждая из организаций после внесения собственных учетных данных высчитывает обороты дебета и кредита, определяя конечное сальдо на дату сверки.

При отсутствии расхождений итоговые суммы левой и правой части таблицы должны быть идентичными.

При наличии расхождений контрагент в этом же акте фиксирует пояснения. После этого акт возвращается инициатору сверки.

Особенности заполнения формы акта сверки

В общении бизнеспартнеров существует собственная этика, диктующая.

Ссылка общества МАСТЕРПЛЮС на письмо общества Наш Город.

Ниже расположен типовой бланк и образец сопроводительного письма к документам вариант которого можно скачать бесплатно.

В приложении к сопроводительному письму следует указать перечень всех документов, входящих в заявку.Для того, чтобы контроль взаимных расчетов между сторонами был максимально удобным, акт сверки может составляться или по всем взаимоотношениям контрагентом или по определенному договору. И в первом и во втором случае подобные документы следует составлять сразу, так как это позволит упростить расчеты между сторонами.Форма акта включает данные по операциям с определенным контрагентом за конкретный отрезок времени. Такие данные вносятся в акт в виде таблицы, которая имеет два обязательных столбца: дебет и кредит.Важно!

Как акт сверки, так и акт разногласий не имеет унифицированной формы, поэтому каждая компания вправе разработать свой бланк, исходя из собственных требований.Форма акта включает данные по операциям с определенным контрагентом за конкретный отрезок времени.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+