Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Подписи папок для документов делопроизводство

Подписи папок для документов делопроизводство

Передаточная опись, образец 2020

Форма передаточной описи утверждается внутренним актом организации. Желательно, чтобы она имела в своем составе следующие разделы:

  1. наименование организации, куда передается пакет;
  2. порядковый номер каждой передаваемой единицы в пакете, ее наименование, количество листов и экземпляров — эту информацию можно оформить в виде таблицы. В ней же желательно указать, подлинники ли передаются или копии, и если копии, то заверенные или нет;
  3. дата составления перечня;
  4. общее количество листов для передачи;
  5. наименование организации, откуда исходит документация;
  6. Ф.И.О. и должность лица, передающего пакет, и подпись принимающего, как свидетельство того, что он передан.

Опись оформляется в двух экземплярах: для передающей и принимающей сторон. Если после заполнения формы в ней остались пустые строки, их следует перечеркнуть ручкой.

Согласование и подписание документов руководителем в СЭД

, то это оптимальный вариант.

Плюсы тут такие же, как и при согласовании проектов в СЭД руками помощника.

А вот минусы мы перечислим конкретно: ● появляются дополнительные обязанности и ответственность для помощника руководителя; ● помощнику важно хранить все подписанные руководителем бумажные оригиналы.

Надписи на папки с документами шаблон

Далее, в свойствах рисунка (клик правой кнопкой мышки по рисунку) делаем обтекание текстом — «сквозное».Потом меняем размер (клик правой кнопкой по рисунку), ставим высоту 297мм — это высота листа А4 (проверяем, чтобы стояла галочка «пропорционально»).

Наш шаблон сделан так, что именно при такой высоте ширина этикетки потом получится 80мм. Обычные принтеры печатают с полям, напечатать точно «в край» не получится, но картинку лучше все равно поставить на максимум по высоте, пусть принтер сам отсечет все лишнее.Аккуратно, не выходя за гранцу листа, двигаем нашу картинку точно под границу листа и чуть левее, чтобы влезла еще одна.Далее, копируем рисунок, вставляем рядом (Ctrl+C и Ctrl+V) и двигаем его правее.Затем делаем вставку фигуры (в нашем случае «прямоугольник»).
Обычные принтеры печатают с полям, напечатать точно «в край» не получится, но картинку лучше все равно поставить на максимум по высоте, пусть принтер сам отсечет все лишнее.Аккуратно, не выходя за гранцу листа, двигаем нашу картинку точно под границу листа и чуть левее, чтобы влезла еще одна.Далее, копируем рисунок, вставляем рядом (Ctrl+C и Ctrl+V) и двигаем его правее.Затем делаем вставку фигуры (в нашем случае «прямоугольник»).

Рисуем прямоугольник по размерам нашего окошка.С помощью этих данных выберите эквивалентный продукт.Щелкните по полю «Тип».Щелкните по типу своих наклеек. Тип должен быть указан на упаковке.Нажмите OK.Нажмите Выбрать получателей.

Эта опция находится слева на панели инструментов.

  1. Выберите адресный список.

Щелкните по источнику адресов, которые будут распечатаны на наклейках.

  1. Если вы хотите создать новый список, нажмите «Ввести новый список».
  2. Если на наклейках нужны только определенные адреса из списка, нажмите «Изменить список получателей» и выберите нужных получателей.
  1. В Mac OS X щелкните по строке над первой наклейкой, нажмите «Вставить поле слияния», а затем выберите поле, которое нужно вставить, например, «Имя».

ВажноПриготовьтесь заказывать папки разной толщины и закладки к ним, чтобы не потеряться в горах документов.

Опись документов: правила использования и оформления

Перед их отправкой обязательно выполняется их опись. Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту: В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех дел, которые необходимо отправить в архив.

Процедура описи документов выполняется на основании норм следующих инструкций: Методические рекомендации по делопроизводству, которые 23.12.2009 г. утвердил Росархив; Делопроизводство и архивное дело.

Перед их отправкой обязательно выполняется их опись.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту: В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех дел, которые необходимо отправить в архив.

Процедура описи документов выполняется на основании норм следующих инструкций: Методические рекомендации по делопроизводству, которые 23.12.2009 г. утвердил Росархив; Делопроизводство и архивное дело. Источник: http://admpravokumskoe.ru/kak-podpisat-papki-s-dokumentami-87881/

Как НЕправильно сохранять

Сохранить текст на компьютер можно несколькими способами.

Поговорим о том, как это НЕ нужно делать.Многие люди не сохраняют документ во время работы, а делают это в конце. Дело в том, что, когда Вы пытаетесь закрыть программу Word, уже напечатав в ней что-нибудь, то выскакивает окошко, в котором компьютер «спрашивает», сохранять ли изменения.

Если нажмете на кнопку «Да», компьютер откроет новое окошко, где нужно выбрать место для документа, дать ему название и нажать кнопку «Сохранить». Щелкнув же по кнопке «Нет», компьютер закроет программу Word вместе с текстом, и открыть Вы его уже не сможете. То есть текст безвозвратно исчезнет. А если Вы щелкнете по кнопке «Отмена», то компьютер оставит открытой программу Word вместе с напечатанным текстом.
А если Вы щелкнете по кнопке «Отмена», то компьютер оставит открытой программу Word вместе с напечатанным текстом. Тем самым программа дает Вам возможность что-то подправить, изменить текст.Но лучше все-таки сохранять другим способом.

И не в самом конце работы над документом, а время от времени. Дело в том, что есть вероятность потери документа.

Например, скачок электричества или зависание компьютера.Если вдруг такое произойдет, Ваш текст может не сохраниться на компьютере.

Это значит, Вы его потеряете. Кстати, это касается не только программы Word, но и любой другой программы компьютера (Paint, Excel, Photoshop и т.д.).Для того, чтобы сохранить документ на компьютер, нужно нажать на надпись «файл» в левом верхнем углу программы.Если Вы работаете в программе Word современной версии (2007-2010), то вместо «Файл» у Вас будет круглая кнопка с картинкой (цветными квадратиками) внутри.Нажав на эту кнопку, откроется окошко.

Кстати, это касается не только программы Word, но и любой другой программы компьютера (Paint, Excel, Photoshop и т.д.).Для того, чтобы сохранить документ на компьютер, нужно нажать на надпись «файл» в левом верхнем углу программы.Если Вы работаете в программе Word современной версии (2007-2010), то вместо «Файл» у Вас будет круглая кнопка с картинкой (цветными квадратиками) внутри.Нажав на эту кнопку, откроется окошко. В нем нас интересует пункт «Сохранить как…».Нажмите на него.

Откроется новое окошко. В нем компьютер предлагает выбрать место для сохранения.Обратите внимание на верхнюю часть этого окна.

Здесь уже указано место, куда компьютер «собирается» сохранить документ.

В примере на картинке компьютер предлагает сохранить текст в папку «Документы». Но лучше записать его на какой-нибудь Локальный диск, например, на D. Для этого в окошке нужно выбрать «Компьютер» («Мой компьютер») с левой стороны.

После этого внутри окошка (в белой его части) откройте нужный Локальный диск, то есть нажмите по нему два раза левой кнопкой мышки.Если Вы хотите положить документ в какую-то папку, откройте ее в этом же окошке (нажмите по ней два раза левой кнопкой мышки).После того как Вы выбрали место, в которое хотите сохранить документ, нужно обратить внимание на нижнюю часть окошка. А точнее на пункт «Имя файла».

В этой части написано название, под которым документ будет записан в компьютере. В примере на картинке это название – «Doc1». Если оно нам не подходит, то нужно его удалить и напечатать новое, подходящее название.А теперь последний штрих.

Для того, чтобы сохранить документ, нужно нажать кнопку «Сохранить».Окошко исчезнет – и это будет означать, что текст записался в указанное место.Теперь Вы можете закрыть программу и попробовать найти сохраненный документ на компьютере в том месте, в которое сохранили.
Там должен быть файл с напечатанным Вами названием или стандартным названием «Doc1» (Документ 1).

Приложение N 24.

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Приложение N 24к п.7.1.10 Наименование организацииАКТ УТВЕРЖДАЮ N Наименование должности руководителя организации (место составления)Подпись Расшифровка о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Дата подписи На основании (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N (название фонда)N п/п Заголовок дела или групповой заголовок документов Крайние даты Номера описей Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи Кол-во ед.

хр.Сроки хранения и номера статей по перечню Примечание 1 2 3 4 5 6 7 8 Итого ед.хр.

за годы (цифрами и прописью)Описи дел постоянного хранения за годы утверждены, по личному составу согласованы с ЭПК (наименование архивного учреждения)(протокол от N )Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документовПодпись Расшифровка подписи Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК от N Документы в количестве ед.хр.,(цифрами и прописью)весом кг сданы в (наименование организации)на переработку по приемо-сдаточной накладной от N Наименование должности работника, сдавшего документыПодпись Расшифровка подписи Дата Изменения в учетные документы внесены.Наименование должности работника архива, внесшего изменения в учетные документыПодпись Расшифровка подписи Дата Формат А4 (210 x 297 мм)Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Инструкция по делопроизводству (2020) в муниципальных учреждениях

Автор: Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.

Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес. Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Общие требования к текстовым документам ГОСТ 2.105-95 и ГОСТ Р 2.105-2019 — это свод правил, призванный стандартизировать форму заполнения конструкторской документации.

Они содержат нормы, которым должны подчиняться структура и состав текстов в сфере строительства, приборостроения и машиностроения.

13 Июня 2020 в 12:13 Номенклатура дел — сводный перечень наименований документов делопроизводства в организации с указанием сроков их хранения.

Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации. 24 Марта 2020 в 17:46 Электронная подпись — это удобная возможность подтверждения подлинности авторства документа или информации, имеющая юридическую силу. При возникновении непредвиденной ситуации, например утрате цифрового ключа, необходимо знать, как его отозвать.

27 Августа 2020 в 10:10 Отдел кадров, HR-департамент, служба управления персоналом — названия этого структурного подразделения, как и круг обязанностей, варьируются от компании к компании. Неизменным остается одно: в центре внимания — человек как трудовой ресурс. 21 Августа 2020 в 17:25 Врио — это временно исполняющий обязанности.

И. о. — исполняющий обязанности.

В чем разница и как правильно писать сокращенно «исполняющий обязанности директора» или «временно исполняющий обязанности» — разберем на примерах. 06 Мая 2020 в 16:46 29 Февраля 2020 28 Февраля 2020 23 Января 2020 24 Декабря 2020 23 Сентября 2020 ИЗБРАННОЕ Эта функция доступна только зарегистрированным пользователям НЕТ, СПАСИБО

Как правильно подписать папки в архив

Для этого необходимо расположить их по группам

  1. Заверяем готовое дело
  2. Готовим внутреннюю опись.
  3. Сшиваем
  4. Проверяем, правильно ли проставлена нумерация
  5. Оформляем сопроводительную надпись.

Готовим документПрошиваемСвязываем концы нити узелкомЗаверяем Для прошитого пакета документов допускается следующее:

  1. распределить документы без нумерации
  2. упустить этап систематизации документов
  3. возможна подача документов без заверительной надписи

Прошитые документы заверяются Этап 1:

  1. Раскладываем бумаги так, как они должны располагаться в документе. Нумеруем каждую страницу цифрами в правом верхнем углу.

    Используем для этого простой карандаш.

  2. Делаем проколы. Если у нас документ составлен из нескольких листов, то прокол легко сделать иголкой с ниткой.

Требования ГОСТа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве.

Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ. Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства.

Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:

  • Бланки. Отдельно законодатель характеризует бланки документов, рекомендуемый формат для обычных документов, для резолюций, предельные размеры полей. Следует описание, как должны располагаться реквизиты на том или ином бланке, какого вида бумага должна использоваться.
  • Общие требования к созданию документа. Сюда входят: характеристика материальных носителей документа (бумажный, электронный), порядок нумерации страниц, рекомендуемые для набора шрифты, отступы, интервалы, выравнивание, длина строки – в цифрах, с выделением важных нюансов.
  • Состав реквизитов. Первая группа 01-08 включает в себя герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, ее подразделения, должности автора документа, данные организации справочного характера. Вторая группа 09-16 объединяет данные о документе: наименование, дату, номер, ссылку на рег. номер, где составлен, пометку об ограничении доступа, кому адресован, гриф, подтверждающий утверждение. Третья группа 17-18 – это реквизиты заголовка текста и сам текст. Четвертая группа 19-30 – различные визирующие, резолюционные, контрольные, согласовательные отметки, подпись, печать, данные об исполнителе. По каждому реквизиту даны рекомендации, как он оформляется и где располагается в документе. К примеру, подчеркивается, что наименование вида документа можно опустить, только если это деловое письмо, а место составления можно не указывать, если указание на местонахождение организации уже есть в ее наименовании.

В приложениях А, В даны:

  1. образцы бланков документов организации с расположением реквизитов.
  2. схема расположения реквизитов документа на титульном листе;

На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.

Делопроизводство-2020: новые требования к оформлению бумаг

Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.

Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с . Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

  1. предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
  2. выравнивание текста;
  3. оформление титульного листа.
  4. абзацный отступ;
  5. номера страниц;
  6. величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
  7. правила выделения полужирным текстом;
  8. максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;

Все изменения направлены на усовершенствование требований.

Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:

  1. гриф ограничения доступа;
  2. отметка об электронной подписи;
  3. наименование структурного подразделения — автора документа;
  4. наименование должности лица — автора документа.

Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит «справочные данные об организации» может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП. Раздел «Оформление реквизитов» дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.

Приложение N 13. Форма номенклатуры дел организации

Приложение N 13к п.6.1.3 Наименование организации УТВЕРЖДАЮ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Наименование должности N руководителя организации (место составления)Подпись Расшифровка подписи На год Дата Индекс дела Заголовок дела Кол-во делед.хр.Срок хранения и N статей по перечню Примечание 1 2 3 4 5 Название раздела Наименование должности руководителя службы ДОУ организации Подпись Расшифровка подписи ДатаВиза руководителя архива (лица, ответственного за архив)СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК архивного учреждения От N От N Формат А4 (210 х 297 мм)Форма номенклатуры дел организации

Подлежат прошивке

Далеко не все документы должны подлежать прошивке, и по этой причине очень важно понять, какие именно из них подойдут для такой процедуры.

Понятно, что документ, который состоит из одного листа, не подлежит прошивке. В целом, кадровые специалисты должны заниматься сшивкой следующих документов:

  • Приказы для личного состава.
  • Приказы для общего состава.
  • Штатное расписание.

Что касается бухгалтерских служб, то их сотрудники должны сшивать:

  • Счета-фактуры.
  • Накладные.
  • Акты выполненных работ.
  • Оборотные ведомости.
  • Авансовые отчеты.
  • Путевые листы.
  • Ведомости о зарплате.
  • Кассовые книги.

Также информация о сшивании нитками потребуется и в тех ситуациях, когда сотрудникам приходится работать с копиями документов, принятых от юридических лиц. Иными словами, данная процедура будет касаться документов для почти всех структурных подразделений организаций, и при этом разница в проведении данного процесса будет заключаться только в способе его выполнения.

Организация передачи документов на подпись

В крупных организациях существует специальная служба ДОУ (служба документационного обеспечения управления), которая организовывает и следит за движением всех деловых бумаг в компании.

Одной из главных задач сотрудников данного отдела является сокращение временных затрат, необходимых для согласования того или иного решения. Более того, служба ДОУ занимается тем, что организовывает отлаженный «путь», по которому из раза в раз перемещаются документы внутри компании.

Проще всего реализовать оперативное движение документов если в каждом отделе компании будет ответственный сотрудник, ответственный за передачу деловых бумаг. Инструкция по делопроизводству. Раздел «Оформление и отправка исходящих документов» Если речь идет о небольшой компании, то, как правило, наличие службы ДОУ является, скорее, ненужной затратой, поэтому вся ответственность за документооборот возлагается на секретаря.

В этом случае можно обзавестись папками для документов, ожидающих ознакомления. Отметим, что при этом следует хранить отдельно документы ожидающие решения и деловые бумаги, решение по которым уже вынесено.

Документы по зарплате

На каждого сотрудника компании следует завести личное дело.Для этого можно приобрести тонкие папки или разделителями обозначить место в толстой папке для документов каждого сотрудника.В личное дело подшивается трудовой договор, копии документов, предоставленных сотрудником при трудоустройстве, а после увольнения – копия трудовой книжки.Также в личное дело можно подшивать заявления и приказы о приеме на работу, отпуск, увольнение и пр.Часто заявления и приказы собирают в отдельную папку по месяцам. Туда же подшивают табель учета рабочего времени, документы по расчету зарплаты и пр.

Правила оформления документов и их значение

Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации. В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.

Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом.

Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:

  1. инструкции;
  2. регламенты.
  3. положения о документообороте;
  4. правила;

Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.

Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:

  1. для оперативного поиска документа;
  2. в целях обеспечения юридической силы документа;
  3. для создания условий работы с использованием оргтехники.
  4. для оперативной обработки документа;

Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.

Классификация документов в делопроизводстве

Для успешного управления документооборотом нужно знать, на какие виды и подвиды делит делопроизводство образцы документов.

В современном офисе, кроме привычных бумаг, есть и электронные письма, которые также являются частью системы управления. Итак, основные документы делопроизводства:

  • журналы учета и т. д.
  • распоряжения вышестоящих организаций;
  • справки, копии по запросу;
  • конфиденциальные и имеющие гриф «ДСП» — для служебного пользования;
  • письма, в том числе электронные;
  • отчеты и др.
  • уведомления;
  • доверенности;
  • запросы;
  • письма, в том числе электронные;
  • Исходящие, т. е. направленные из организации:
    • письма, в том числе электронные;
    • запросы и ответы на запросы;
    • счета, акты;
    • доверенности;
    • справки, копии по запросу;
    • отчеты и др.
  • регламенты;
  • договоры;
  • Внутренние, не выходящие за пределы предприятия:
    • приказ (образец документа делопроизводства можно посмотреть в статье), распоряжения;
    • регламенты;
    • договоры;
    • конфиденциальные и имеющие гриф «ДСП» — для служебного пользования;
    • служебные записки, заявления;
    • журналы учета и т.

      д.

  • запросы и ответы на запросы;
  • приказ (образец документа делопроизводства можно посмотреть в статье), распоряжения;
  • Входящие, т. е. пришедшие извне:
    • письма, в том числе электронные;
    • запросы;
    • уведомления;
    • распоряжения вышестоящих организаций;
    • рекламная информация и др.
  • счета, акты;
  • служебные записки, заявления;
  • рекламная информация и др.

Внутренние документы также могут передаваться и регистрироваться в электронном виде. Но не всегда это приемлемо: важные регламенты, особенно кадровые, требующие ознакомления сотрудников, должны быть распечатаны и подписаны.

Ведение электронных журналов регистрации становится все более популярным способом учета. Такие журналы должны быть защищены от внесения изменений «задним числом», тогда они смогут вызвать доверие в случае спорных ситуаций. Когда поручено вести делопроизводство, образцы документов будут очень кстати.

Многие из них составляются в свободной форме, с соблюдением корпоративных правил оформления, если таковые имеются. Но иметь под рукой некоторые документы по делопроизводству (образцы) очень удобно.

Оформление папок по номенклатуре дел образец отдела

Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+