Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Трудовое право - Трудовая книжка копия верна работает по настоящее время хранится

Трудовая книжка копия верна работает по настоящее время хранится

Трудовая книжка копия верна работает по настоящее время хранится

Как сотруднику получить копию

Чтобы отразить фразу образца «Работает по настоящее время» в трудовой книжке – то есть оформить копию трудовой с соответствующим заверением – сотрудник должен подать в отдел кадров заявление на имя руководителя организации. В его шапке указывают полное название предприятия, должность и Ф.И.О. руководителя. В основной части прописывают просьбу предоставить копию со ссылкой на статью 62 Трудового кодекса. Сотрудник не обязан указывать, для чего ему понадобилась копия трудовой книжки.

Она может быть необходима для предъявления в банк или другое учреждение. Указывать причины необязательно. На заявлении ставится подпись сотрудника и дата.

Оно должно быть рассмотрено в течение 3-х дней.

Подробнее об этом см. «». Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter. Читайте также

Частые ошибки

Большая часть ошибок при заверении документов происходит из-за спешки или недостаточной компетенции должностного лица, которому доверено поставить печать и подпись. В худшем случае приходится посещать организацию несколько раз для исправления ошибок в копии.

Чтобы этого не происходило, рекомендуется изучить требования самостоятельно и проверить правильность заверения на месте. Самые распространённые ошибки:

  1. не везде проставлена печать;
  2. отсутствие указания о том, где хранится трудовая книжка;
  3. отсутствие подписи лица, на которое оформлена трудовая книжка (если заверяется каждая страница, она должна присутствовать везде);
  4. не везде есть слова «Копия верна» или «Верно»;
  5. оттиск печати не задевает краем изображение на копии;
  6. отсутствие надписи о том, что работник продолжает трудиться в организации на текущий момент;
  7. заверяющий сотрудник не имеет соответствующих полномочий.

Если заверяется только одна страница, то копии всех страниц трудовой книжки должны быть правильно сшиты. Это делается так:

  1. все листы сшиваются при помощи нитки и толстой иглы, пронумеровываются;;
  2. ставится надпись «Копия» на первом листе или на обороте последнего листа;
  3. концы нити выводятся на оборот последнего листа, после чего ставится пломба, на которой должно быть написано: «Верно. Прошито, пронумеровано, скреплено печатью N листов».

Снимать и повреждать пломбу недопустимо — придётся идти в отдел кадров за новой копией.

Правила, действующие в начале года

Отметим, что по настоящее время работает образец заверения трудовой книжки, действовавший в 2017 году п.

3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст):

  1. каждый лист копии нужно заверить отдельно, сделав на нем надпись: «Верно» или «Копия верна». Эту надпись можно сделать от руки или использовать специальный штамп.
  2. на каждом листе копии нужно указать обязательные реквизиты, а именно: должность лица, заверившего копию, его подпись, расшифровку подписи, дату, когда копия заверена и оттиск печати. Для заверения копий допустимо использовать как печать организации, так и печать отдела кадров.

На последнем листе копии трудовой книжки имеет смысл написать «Сотрудник работает по настоящее время» и указать текущую дату.

Эту надпись нужно также заверить подписью, указав должность и ФИО ответственного сотрудника, и скрепить печатью организации (отдела кадров).

Этапы заверения копии трудовой книжки

Заверение ксерокопии выполняется в соответствии со следующими этапами:

  • Проставление печати фирмы.
  • На последнем листе проставляется отметка «Верно» или «Копия верна».
  • Фиксирование должности и ФИО лица, которое заверяет ксерокопию.
  • Указание даты заверения.
  • Ниже всех ранее проставленных записей проставляется отметка «Подлинник хранится…».
  • Подпись лица, заверяющего документ.

С 1 июля отсутствие записи считается ошибкой. Исключение – копия создается для внутренних целей компании.

Порядок заверения трудовой книжки

На сегодняшний день в части порядка заверения копий документов, включая трудовые, действует устаревший (ред.

от 08.12.2003) и . Согласно действующему ГОСТу () на копии трудовой книжки и любого другого документа ниже подписи в оригинале должна проставляться , включающая в себя:

  1. расшифровка подписи, включающая в себя полную фамилию и инициалы;
  2. подтверждающую надпись «Верно»;
  3. дату заверения копии.
  4. полное наименование должности лица, уполномоченного заверять документы (в нашем случае это первый руководитель или лицо, ответственное за ведение трудовых книжек);
  5. подпись указанного лица;

В копиях трудовых книжек ниже заверительной надписи делается указание на то, что работник работает в соответствующей должности в настоящее время, хотя нормативами проставление такой записи не предусмотрено, а факт занятости следует из содержания последней . Постановка оттиска печати на копии согласно ГОСТу не является обязательным, но допускается. В отличие от ГОСТа, Указа предусматривает обязательное присутствие на копии оттиска печати, а также указание на то, где на момент изготовления копии находится .

Оттиск печати должен покрывать часть надписи, подписи и расшифровки.

Заверительная надпись начинается со следующий строки после последней строчки оригинала.

При многостраничных копиях заверяется каждая страница, а документ скрепляется с помощью степлера.

Многостраничные копии могут быть , пронумерованы и скреплены заверительной надписью аналогичного содержания и дополнительным указанием количества листов.Концы ниток должны быть заклеены специальной плёнкой или отдельным листочком бумаги на обороте последнего листа. Заверительная надпись размещается на плёнке или листочке с захватом оборотной стороны последнего листа. Оттиск печати должен захватывать заверительную надпись, подпись, плёнку (листочек бумаги) и оборотную сторону.

Заверительную надпись можно заменить соответствующим штампом.Возможно заверение не всех страниц трудовой книжки, а только специально указанных работником в заявлении. В большинстве случаев достаточно подтверждение информации по последнему . Первая страница книжки должна быть изготовлена во всех случаях.Часто работники кадровых служб выполняют заверительную надпись по правилам внесения записей в трудовую книжку: присваивают ей текущий порядковый номер и проставляют дату в соответствующих столбцах.

Такое оформление представляется неправильным. Заверительная запись — это не запись в трудовой книжке и должна выполняться по другим правилам.

Правила заверения трудовой книжки

Определенный порядок заверения.Существует определённые правила по заверению копии книжки:

  • Копируются все страницы книжки, даже лицевая сторона;
  • На каждом листе должна быть прописана фраза «копия верна»;
  • ФИО прописывается полностью;
  • Рядом с фразой «копия верна» ставится печать организации и полные ФИО специалиста, заполняющего документ;
  • Печать предприятия ставится на подпись ответственного специалиста и на откопированный лист.
  • Фраза «копия верна» действительна, если написана вручную либо проставлена печать;

В самом конце трудовой книжки специалист отдела кадров ставит запись о занятости сотрудника по настоящее время либо о его отсутствии, либо об изменении должности.После получения работником всех необходимых бумаг и ознакомления с ними, в случае согласия, проставляется им подпись в конце копии книжки.Далее ставится точная дата заверения документа, фамилия, имя, отчество ответственного сотрудника, а также подпись.

Нумеруются все листы, прошиваются нитками.На тыльной стороне документа на нитки приклеивается листочек бумаги в виде прямоугольника, где проставляется количество страниц, точные день, месяц и год заверения и надпись «прошито». В конце данной процедуры ставится штамп организации.

Для чего необходима копия ТК

Иногда работники просят специалистов кадровой службы . Например, образец заверения копии трудовой книжки 2020 может потребоваться для предоставления в организацию, занимающуюся вопросами социального обеспечения, или в банк для получения кредита.

Частым условием для оформления каких-либо бумаг является подтверждение постоянного заработка. Но так как оригинал выдается только в исключительных случаях, чаще для этой цели используется образец копии трудовой книжки, заверенная работодателем 2020.

Заверить и выдать копию сотруднику на руки необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения его просьбы ().

Чтобы правильно оформить документ, необходимо учесть новые правила заверения копии трудовой книжки с 01.07.2018, о которых мы поговорим далее.

Куда обращаться для получения копии трудовой?

Чтобы сделать копию трудовой книжки, потребуется обратиться к работодателю. В соответствии с правилами проставить отметку о том, что копия верна, и сотрудник работает по настоящее время, может лишь ограниченный круг лиц.

К ним относятся:

  1. кадровый работник.
  2. директор фирмы;
  3. бухгалтер;
  4. предприниматель;

Если лицо работает на индивидуального предпринимателя, то, зачастую, все кадровые и финансовые вопросы решаются им же. Если предприятие крупное, то за сохранность трудовых документов отвечает кадровый отдел.

На него же и возложена обязанность по их заверению. Это может быть как специально назначенный специалист, так и руководящий отделом. Нередко бывает, что ответственность по ведению кадровой документации в компании возложена на бухгалтера.

В таком случае необходимо обращаться к нему. Заверять копию трудовой может руководитель или специально назначенный сотрудник

Где еще можно получить заверенную копию трудовой книжки

До сих пор мы рассматривали ситуацию, когда человек работает, и его трудовая книжка находится у работодателя – в отделе кадров или бухгалтерии, если она занимается кадровой документацией. Но если гражданин безработный, трудовая книжка у него на руках, и ему нужна заверенная копия, он должен обратиться к нотариусу.

Дополнительно нужно прихватить паспорт. В нотариальной конторе можно заверить копию трудовой и работающему человеку. Для этого он просит у работодателя документ под расписку, а затем возвращает его.

Нотариус копирует необходимые страницы (обычно это только заполненные листы), проставляет на них печать, дату и подписывает. Но учтите, что нотариус может делать копии только с оригинала трудовой книжки. Если работник заранее сделает копии и принесет их, бумаги не примут.

Потому что юрист перед копированием проверяет все записи и только потом может заверить трудовую книжку. Кстати, если нотариус найдет ошибки или неточности в записях, он предложит человеку сначала их исправить у работодателя, а потом уже сделает заверенную копию.

Услуги нотариуса всегда платные. Стоимость лучше уточнить в конкретной нотариальной конторе.

Ответственность за несвоевременную выдачу или отказ от выдачи копии документа

За задержку или отказ в выдаче предусмотрены меры ответственности.

Данные меры регламентируются Кодексом об административных правонарушениях (ст.

5.27). За нарушение, совершенное в первый раз, предусмотрены штрафные санкции, представленные в таблице.

СубъектСумма (руб.) должностное лицо1000-5000 (штраф может быть заменен на предупреждение) предприниматель1000-5000 юридическое лицо30000-50000 За повторное нарушение, размер штрафных санкций увеличивается.

Суммы представлены в таблице ниже.

СубъектСумма (руб.) должностное лицо10000-20000 (может быть заменено на дисквалификацию на период от 1 года до 3 лет) предприниматель10000-20000 юридическое лицо50000-70000

Порядок заверения копии трудовой книжки в 2020 году

Начинать создание копии трудовой следует с самого первого листа книжки, на котором содержится информация об её владельце.

После этого, можно приступать к страницам с записями, а последним шагом – должен стать лист с записью от самого работодателя, выдающего копию. Затем копию необходимо обязательно заверить соответствующим требованиям способом.

На сегодняшний день, существует 2 варианта такого заверения:

  • или же, заверить весь документ, скрепив и пронумеровав все копии страниц.
  • Работодатель может заверять каждый лист трудовой отдельно;

В большинстве случаев, из-за очевидного удобства и скорости, используется второй способ, ведь работодателю гораздо проще поставить одну печать, чем заверять каждый лист отдельно.

Сам же порядок заверения предельно прост – работодатель пишет на копии «Копия верна» или «Верно» (обе приведённые формулировки могут использоваться по собственному усмотрению). При этом, обязательно указывается должность заверяющего, его ФИО и подпись. Важно: Помните, что правом заверять копии трудовой книжки обладают не все сотрудники!
Важно: Помните, что правом заверять копии трудовой книжки обладают не все сотрудники!

Законодатель настаивает на том, что данная процедура может осуществляться исключительно уполномоченными на такие действия людьми!

Следующим этапом является проставление печати организации-работодателя (конечно же, если она используется).

В тех случаях, когда фирма не использует печать – заверяющий должен написать следующее – «Верить без печати». Осталось прописать дату и проверить правильность всех страниц, на которых должна быть заверяющая запись. Также, напоминаем, что данная запись должна присутствовать на каждом обороте листа копии книжки, если работодатель делал двустороннюю копию!

Вышеописанный процесс заверения аналогичен и для копии трудовой, которая сшита в один документ, кроме того, что в этом случае – заверяющий сотрудник должен указать количество страниц в копии, пронумеровав их. Также, на одной из страниц настоящий работодатель обязан зафиксировать то, что сотрудник, которому выдаётся копия книжки – продолжает осуществлять на его фирме трудовую деятельность.

В 2020 году полномочиями на заверение и выдачу копий трудовых книжек обладают следующие лица:

  • работник отдела кадров;
  • бухгалтер;
  • руководитель фирмы;
  • предприниматель.

Если же копия документа будет заверена подписью любого другого лица – она будет считаться недействительной!

Необходимость в копии

Потребность в таком документе может возникнуть у работника в различных ситуациях. Наиболее распространенными из них являются:

  • Для определения длительности общего стажа, а также постоянства работы на последнем месте. Эта информация часто является необходимой кредитным организациям.
  • Для подтверждения трудоустройства при оформлении льгот и пособий.
  • Для определения причин увольнений с предыдущих мест. Такая информация может быть важной для нового работодателя, если человек пытается трудоустроиться на дополнительную работу.
  • В качестве подтверждения наличия работы у человека для кредитной организации при оформлении запроса на кредит.
  • Для подтверждения сведений, указанных в анкете, например для получения определенных документов.

Раньше заверенная трудовая требовалась для получения загранпаспорта. В настоящее время этот документ не требуется, однако некоторые отделы иногда могут запрашивать ее.

Знайте, что это незаконно, так как все государственные учреждения обязаны действовать по строго установленному регламенту, в котором обязательно прописывается перечень необходимых документов. Иногда копия трудовой может потребоваться при оформлении визы для въезда в другое государство.

Так как им важно знать, что вас что-то связывает с вашей страной, а также вы должны иметь постоянный источник дохода.

Как заверить копию трудовой книжки

Вы здесь Опубликовано 2015-02-26 02:22 пользователем DM2 В практике каждого сотрудника кадровой службы возникает ситуация, когда работнику организации необходимо выдать заверенную копию документа. Как это правильно сделать? Справка Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). Согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику в течение трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления.

К таким документам относятся копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах обязательного пенсионного страхования, о периоде работы у данного работодателя и др. Трудности с заверением копии приказов возникают редко, так как требования к оформлению организационно-распорядительных документов подробно изложены в ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).

В описании реквизита «Отметка о заверении копии» (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003) говорится, что при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Например: Пример

1.

Формат копии Многие работники кадровой службы копируют на одном листе два разворота (четыре страницы) трудовой книжки. Это оправдано с точки зрения экономии бумаги, однако во многих инстанциях принципиально требуют, чтобы каждый разворот (две страницы) был на отдельном листе.

Копии делают только с заполненных листов трудовой книжки и, при наличии, с вкладыша. На основании п. 4.1. ГОСТ Р 6.30-2003 примем за стандарт копии лист формата А4 (210х297 мм). При копировании книжная ориентация предпочтительнее альбомной, так как, во-первых, она более удобна для чтения (нет необходимости переворачивать лист); во-вторых, такая ориентация копии в отличие от альбомной точно отражает размер и формат оригинала.

Таким образом, копия трудовой книжки должна быть сделана на листе формата А4, один разворот на одном листе, предпочтительна книжная ориентация. 2. Отметка о копийности В большинстве инстанций просят ставить отметку о копийности в виде надписи «Копия верна», в ГОСТ Р 6.30-2003 же рекомендовано проставлять заверительную надпись «Верно».

С одной стороны, требования организаций указывать слово «копия» на копии документа выглядят вполне логичными, но они противоречат нормам ГОСТ Р 6.30-2003./ На сегодняшний день, к сожалению, ГОСТ Р 6.30-2003 – единственный нормативный акт, регулирующий вопрос о заверении копии документа. Однако,

  1. если следовать ГОСТ, то реквизит «Отметка о заверении копии» должен быть проставлен в виде надписи, то есть полностью прописываться работником кадровой службы от руки. Но в настоящее время в условиях огромных объемов работы это лишняя трата времени. Использование готовых печатей, самонаборных штампов и датеров существенно экономит время, и отказываться от этого в пользу формулировки ГОСТ скорее всего нецелесообразно.
  2. ГОСТ составлен исключительно для организационно-распорядительных документов (приказы, распоряжения, инструкции, положения и др.), но это не подходит для трудовой книжки. Трудовая книжка – это особый документ, у которого свое назначение, своя форма и иной состав реквизитов;
  3. ГОСТ носит рекомендательный характер, то есть обязать придерживаться его требований нельзя;
  4. нормативная база не успевает отражать сложившуюся практику. Сейчас требования ГОСТ известны в основном узким специалистам, имеющим профильное образование, и работникам государственных органов. Большинству работников коммерческих организаций, которые, как правило, и требуют копию трудовой, непонятна надпись «Верно», они не знают про реквизит «Отметка о заверении копии» и не используют его. Для них заверенная копия должна содержать слово «копия». А так как чаще всего заверенная копия требуется для банков, возникают недопонимания между работником, у которого заверенную по ГОСТ копию не принимают, и работником кадровой службы, который вынужден доказывать, что он прав. Эти конфликты отнимают очень много рабочего времени;
  5. ГОСТ устарел! Он был выпущен более 10 лет назад и основывается в основном (с незначительными изменениями) на стандартах советского времени (1972 г. и 1990 г. и заменившем их ГОСТ 1997 г.). В то время не было того понятия «копия», которое есть сейчас. Сейчас это не выписка из документа, сделанная от руки или составленная на печатной машинке, а ксерокопия или скан – фотографическое изображение оригинала документа. Применительно к трудовой книжке трудно спутать копию с оригиналом, а вот по отношению к другим документам часто невозможно определить, где оригинал, а где копия. Именно поэтому на законодательном уровне необходимо пересмотреть правила и вместо «Верно» использовать формулировку «Копия верна»;

Спорным также представляется вопрос о расположении отметки о копийности.

Многие опять же ссылаются на ГОСТ Р 6.30-2003, однако, как уже отмечалось выше, этот стандарт рассчитан лишь на организационно-распорядительные документы. Трудовая книжка, являясь основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, не входит в систему организационно-распорядительных документов. Также на каждой странице трудовой книжки может не быть реквизита «Подпись», после которого должна располагаться отметка о заверении копии.

Часто сотрудники кадровой службы проставляют эту отметку в правом верхнем углу.

Возможно, это делается по аналогии с оформлением дубликата трудовой книжки.

Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа (п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения»). В соответствии с п.

1.2. Инструкции по заполнению трудовой книжки, утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 10 (далее – Инструкция по заполнению трудовой книжки),

«в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись «Дубликат»

. Представляется, что такое расположение отметки о копийности не совсем корректно.

Во-первых, дубликат документа и его копия – это различные понятия, и смешивать их недопустимо. Во-вторых, в правом верхнем углу трудовой книжки располагаются серия и номер документа, при наличии – надпись «Дубликат», и отметка о копийности будет закрывать эти реквизиты. Поэтому наиболее рациональный выход в рассматриваемой ситуации – ставить отметку о копийности в левом нижнем углу копии, при этом текст или иные реквизиты должны хорошо читаться и не перекрываться отметкой.

Такое расположение оправданно тем, что соотносится как с рекомендациями ГОСТа, так и с требованиями организаций о проставлении этой отметки в тексте, а не на пустом листе. Таким образом, отметка о копийности состоит из надписи «Копия верна», которая располагается в левом нижнем углу копии. 3. Подпись заверяющего лица В соответствии с действующим Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-Х

«О порядке выдачи и свидетельствовании предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»

(далее – Указ № 9779-Х) верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица.

Рекомендуем прочесть:  Рабочее время и время отдыха тк рф

В п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек сказано, что

«ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя»

.

Это же должностное лицо имеет право заверять копии трудовых книжек. Реквизит «подпись» оформляется в соответствии с п.

3.22 ГОСТ Р 6.30-2003. Таким образом, подпись заверяющего лица состоит из должности, личной подписи и расшифровки подписи и располагается ниже отметки о копийности.

4. Печать На копию трудовой книжки необходимо ставить печать, так как оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации», в соответствии с п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовой книжки это может быть либо печать организации, либо печать структурного подразделения (кадровой службы). На наш взгляд, оттиск печати целесообразно ставить правее отметки о копийности на самой копии, а не на пустом листе.
На наш взгляд, оттиск печати целесообразно ставить правее отметки о копийности на самой копии, а не на пустом листе. Таким образом, копию трудовой книжки необходимо заверять либо круглой печатью организации, либо печатью кадровой службы.

5. Дата На копии обязательно должна ставиться дата – это предписывает действующее законодательство (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 и п.1 Указа № 9779-Х).

Данный реквизит позволяет заверить актуальность сведений, содержащихся в трудовой книжке, а также отмечает «срок годности» заверенной копии: до 30 календарных дней.

Это указано в требованиях к документам, подтверждающим трудовую занятость заемщика, при обращении в банк. Данные требования, например, размещены на официальных сайтах некоторых банков: Сбербанка, Юникредит.

Дата может проставляться как в цифровом, так и в буквенно-цифровом формате (например, 08.10.2014 или 08 октября 2014 г.). Таким образом, на копии ниже подписи должна проставляться дата заверения.

6. Отметка о подлиннике Пункт 1 Указа № 9779-Х предписывает делать на копии отметку, что подлинник документа находится в данном предприятии, учреждении, организации, однако по ГОСТу такая отметка не предусмотрена. В большей степени это требование правомерно для документов, которые созданы в организации (учредительные, организационно-правовые, распорядительные и другие документы), но не для трудовой книжки. В соответствии с п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек трудовая книжка хранится у работодателя в течение всего периода работы и выдается работнику на руки только в день увольнения (последний день работы).

В связи с этим для копии трудовой книжки отметка о нахождении подлинника представляется лишней. 7. Способы заверения копии В делопроизводственной практике применяются два способа заверения копии трудовой книжки:

  1. заверяют постранично – рассмотренные выше реквизиты проставляют на каждой странице;
  2. прошивают несколько листов – все листы нумеруют по порядку, сшивают, на обороте последнего листа наклеивают лист с заверительной надписью о том, сколько листов прошито, пронумеровано и скреплено печатью, заверяют подписью и печатью.

Из судебной практики, касающейся признания юридической силы копии документов, следует, что заверена должна быть каждая страница документа, а не его подшивка. Под словами «заверенных проверяемым лицом копий» следует понимать удостоверение <…> копий документов путем проставления на них необходимых реквизитов, т.е.

печати и подписи полномочного должностного лица, придающих им юридическую силу (Постановление ФАС Московского округа от 05.11.09 № КА-А41/11390-09).

Таким образом, копия трудовой книжки должна быть заверена постранично. 8. Дополнительные надписи Во многих организациях требуют на копии после последней внесенной в трудовую книжку записи ставить дату и делать надпись «Работает по настоящее время».

Однако это требование незаконно, так как, во-первых, копия документа должна полностью воспроизводить информацию подлинника документа, а во-вторых, согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, само отсутствие записи о расторжении трудового договора не подтверждает, что работник продолжает работать по настоящее время.

На практике отсутствие этой лишней надписи приводит к тому, что у работника не принимают заверенную копию трудовой книжки, а сотруднику кадровой службы во избежание конфликтов со сторонними организациями приходится вносить незаконную надпись. Часто эту надпись просят также отдельно заверять. На наш взгляд, это требование абсолютно безосновательно, так как каждая страница копии заверяется.

На наш взгляд, это требование абсолютно безосновательно, так как каждая страница копии заверяется. Таким образом, заставлять делать надпись «Работает по настоящее время» неправомерно, однако работников кадровой службы вынуждают так поступать. 9. Штампы Заверять копию трудовой книжки можно как вручную, так и с использованием штампов – в действующем законодательстве запрета на это нет.

В организациях с большой численностью работников и с большими объемами документооборота в кадровой службе целесообразно использовать штампы.

Это могут быть либо отдельные штампы («Копия верна», штамп с реквизитом «Подпись», датер), либо общий штамп, содержащий все необходимые реквизиты.

Такой способ заверения копий документов помогает существенно сэкономить время, так как от руки ставится только личная подпись. Итак, в настоящее время не существует единых правил заверения копий трудовой книжки. Каждая организация выдвигает собственные требования исходя из своих внутренних стандартов.

Для того чтобы избежать спорных ситуаций, необходимо законодательное закрепление правил оформления копии трудовой книжки.

Пример заверенной копии трудовой книжки Ксения Белоконева — к.фил.н., специалист отдела управления персоналом ООО «ТОЙОТА БОШОКУ», Санкт-Петербург.

Редакция журнала «Кадровик» Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Как заверить копию трудовой книжки с 2018 года

С 01.07.2018 внизу копии или выписки из ТК для сторонней организации под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение оригинального документа. Запись может выглядеть следующим образом:

«Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)»

.

Как правильно должно быть оформлено заверение? Образец, как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года смотрите ниже.

Новые правила заверения трудовых книжек с 1 июля 2018 года

Все выше перечисленные правила также существовали и до вступления .

Новый определяющий акт установил обязанность работодателя при заверении трудовой обязательно делать еще одну запись на последнем листе. Такой порядок в текущее время является рекомендованным, то есть компания может применять его или использовать старую методику. Однако, рекомендованный характер имеет ограничение по времени.

Законодательством закреплено, что с 01 июля 2018 года все работодатели, как юрлица так и ИП, должны применять новый ГОСТ в строгом соответствии.

Главное отличие новых правил заключается в том, что теперь необходимо обязательно при заверении трудовой указывать, где хранится этот документ. Можно делать следующую отметку:

«Подлинник трудовой хранится в сейфе отдела кадров [наименование работодателя]»

.

Внимание! Отсутствие данной записи приведет к тому, что копию трудовой не примут по месту запроса, и ее нужно будет делать заново, но уже по действующим правилам.

Существуют ли новые правила заверения

С 01.07.2018 г.

вводится в действие новый , устанавливающий требования к оформлению документов.

Порядку заверения документов посвящён п.

5.26 стандартов, согласно которому в копиях документов указываются:

  1. наименование должностного лица, заверившего копию;
  2. подпись такого лица;
  3. надпись «Верно»;
  4. дата заверения.

Новый ГОСТ прямо допускает возможность замены надписи штампом. Если копия изготавливается для предоставления в другое место, как в случае с трудовой книжкой, обязательно указание на место нахождения оригинала с конкретизацией (в каком деле и за какой год) и проставление оттиска печати.Образец правильного заверения копии трудовой книжки как по старым правилам, так и по новым, можно посмотреть .Таким образом, новые правила заверения копий документов ничего существенно не добавили, но объединили в себе ранее действовавшие.

Не нашли ответа на свой вопрос?

Звоните на телефон горячей линии . Это бесплатно. Юрист. Практика в сфере недвижимости, тудового права, семейного права, защите прав потребителейПодпишитесь на нас в

Автор:ZakonGuruПоделиться 0 0Похожие записи91 79 68 69 78 57 Свежее

  1. 04.07.2020
  2. 02.07.2020
  3. 05.07.2020
  4. 06.07.2020
  5. 03.07.2020

КонсультацияЗвонок бесплатный ZakonGuru© 2014–2020 – Юридический журнал | Контакты: | Перепечатка материалов разрешена только с указанием первоисточника

Правила оформления и заверения

Перед заверением документ копируют с помощью обычного копировального аппарата, хотя допустимо делать копию и от руки.

Её считают действительной лишь при наличии оригинала – этим она отлична от дубликата.

Информация должна присутствовать лишь с одной стороны, недопустимо двухстороннее копирование. Заверение проводят следующим образом: Действие Пояснение На каждом листе должны быть проставлены подписи уполномоченного кадровика или руководителя предприятия Необходимо:

  1. вписать расшифровку и должность уполномоченного лица.
  2. написать слово «Верно» или «Копия верна»;
  3. проставить подпись;

Также на копии должна присутствовать дата.

В правой нижней части листов ставят печать Формально это правило не считается обязательным, но банк чаще всего не принимает копии документов, на которых не были проставлены печати. На последней странице ставят номер и вносят формулировку: «Работает по настоящее время» (заверяем трудовую книжку именно этой фразой) Она подтверждает, что сотрудник продолжает работу в организации. Данная запись обычно нужна банкам для подтверждения официального трудоустройства и платежеспособности сотрудника.

Если же он был уволен, такой записи, естественно, в копии нет.

И это говорит об отсутствии постоянного места работы. Также см. «».

Когда нужна копия ТК

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, бывает нужна во многих случаях. Например:

  1. при обращении в банк для получения кредита;
  2. при трудоустройстве на вторую работу по совместительству;
  3. для оформления разнообразных пособий;
  4. при оформлении льгот, налоговых вычетов;
  5. для получении визы (многие страны требуют, чтобы въезжающий человек был официально трудоустроен в стране постоянного проживания).

Если гражданин является безработным лицом, копию трудовой книжки может заверить нотариус.

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем или нотариусом, может быть затребована сторонней организацией с целью получения информации о:

  1. занимаемых должностях;
  2. причинах увольнения.
  3. трудовом стаже человека;
  4. длительности работы в одной должности или в одной организации;
  5. частоте смены мест работы;

Образец заверенной копии трудовой книжки для 2020 года: Трудовая книжка — единственный документ, в котором вся эта информация представлена подробно и наглядно.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+